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La notifica in proprio via PEC – seconda parte

La notifica in proprio via PEC – seconda parte

09/02/2016
Digitalizzazione

Proseguendo nella nostra guida passo passo alla notificazione in proprio via PEC (per la cui prima parte rimando alla lettura di questo contributo) oggi ci occuperemo della predisposizione dei documenti da allegare al messaggio di Posta Elettronica Certificata e del reperimento dell’indirizzo PEC del destinatario della notifica.

In primis, posto che il contenuto della mail potrà variare a seconda della tipologia di atto da notificarsi, dobbiamo necessariamente occuparci di quei documenti che in modo imprescindibile dovranno essere inseriti all’interno del messaggio di posta elettronica certificata, e quindi:

1)      Relazione di notificazione

2)      Atto/atti da notificarsi

3)      Procura alle liti rilasciata dall’assistito

Chiarito che, come ampiamente rilevato nella prima parte di questa guida, la procura alle liti potrebbe in molti casi non essere trasmessa tramite il messaggio PEC, bastando che la stessa sia stata conferita in data antecedente a quella della notificazione, concentriamoci invece sugli atti da notificarsi e sulla relata di notifica.

Il Professionista notificante potrà provvedere all’inoltro, via Posta Elettronica Certificata, di tre macro categorie di atti e provvedimenti:

a)      Atti nativi digitali in originale (es. atto di citazione in opposizione a decreto ingiuntivo) o in duplicato informatico (es. ricorso e decreto ingiuntivo scaricati in duplicato dal fascicolo telematico)

b)      Atti e provvedimenti nativi digitali in copia informatica (es. ricorso e decreto ingiuntivo scaricati in copia informatica dal fascicolo telematico)

c)      Atti e provvedimenti cartacei detenuti in originale o copia conforme

In funzione dell’atto da notificarsi, quindi, varierà sia il contenuto del messaggio di Posta Elettronica Certificata che l’attestazione di conformità da inserirsi all’interno della relata di notificazione.

 

Nell’ipotesi sub a), atto nativo digitale originale o duplicato informatico, in realtà non sarà necessaria alcuna attestazione di conformità ma basterà far menzione della tipologia di atto notificato all’interno della relata.

Nelle ipotesi sub b) e sub c), invece, all’interno della relata di notificazione dovrà essere inserita l’attestazione di conformità degli atti o provvedimenti inviati rispetto agli originali o alle copie dai quali sono stati estratti.

Nel primo caso – trattandosi di estrazione dal fascicolo informatico – la conformità sarà attestata ex art. 16bis comma 9bis D.L. 179/2012 ed ex art. 16undecies comma 3 D.L. 179/2012.

Nel secondo caso – trattandosi di digitalizzazione (scansione) di originali o copie conformi cartacee – attesteremo la conformità ex art. 3bis L. 53/1994 ed ex art. 18 D.M. 44/2011.

In entrambi i casi, comunque, una comoda applicazione – di cui ci occuperemo approfonditamente nella terza parte di questa guida – predisporrà in modo automatico la relazione di notificazione completa di attestazione di conformità.

Procedendo, quindi, alla preparazione della nostra mail per la notificazione in proprio, dovremo prima provvedere alla preparazione dei documenti da notificare (scansione, nel caso di atti e provvedimenti cartacei, estrazione di copia, nel caso di atti e provvedimenti presenti nel fascicolo informatico, redazione ex novo, nel caso di atti originali del professionista).

Una volta predisposti gli allegati da inserire all’interno del messaggio di Posta Elettronica Certificata, dovremo provvedere al reperimento dell’indirizzo PEC del destinatario che, come sottolineato nella prima parte di questa guida, dovrà essere censito all’interno di uno dei pubblici registri di cui all’art. 16ter D.L. 179/2012.

Per l’odierna analisi prenderemo ad esempio il caso della notificazione di una chiamata in causa di terzo (quindi di un atto originale digitale del Difensore) alla quale dovrà essere allegata la copia informatica (scaricata quindi dal fascicolo telematico) del verbale di udienza ove la chiamata in causa è stata autorizzata.

Provvederemo, quindi, prima alla redazione dell’atto di chiamata in causa del terzo, tramite un normale elaboratore testi (Word, Open Office, etc…) e poi al salvataggio del documento in formato PDF.

Ricordo che l’utilizzo del formato PDF è espressamente richiesto dall’art.19bis, comma 1 e 2, delle Specifiche Tecniche 16 aprile 2014: “Qualora l’atto da notificarsi sia un documento originale informatico, esso deve essere in formato pdf e ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale, senza restrizione per le operazioni di selezione e copia di parti; non è ammessa la scansione di immagini.”

Il documento, dopo la redazione ed il salvataggio in PDF, dovrà poi essere sottoscritto con firma digitale.

Redatto l’atto di chiamata in causa del terzo, provvederemo poi a scaricare dal fascicolo telematico la copia informatica del verbale di udienza che, contrariamente a quanto previsto per l’atto originale predisposto dal Difensore, non dovrà essere firmato digitalmente bastando che – ad essere sottoscritta con firma digitale – sia unicamente l’attestazione di conformità contenuta nella relata di notifica.

Ciò fatto dovremo procedere, come detto, al reperimento dell’indirizzo PEC del destinatario.

Nel caso di specie poniamo che il terzo chiamato sia il titolare di una ditta individuale, il Sig. Mario Rossi, titolare in via obbligatoria – quindi – di un indirizzo PEC censito nel Registro Imprese e anche nel registro INIPEC.

Per prima cosa dovremo accedere all’indirizzo: www.inipec.gov.it e, una volta caricata la pagina web, dovremo procedere a cliccare sul link “Cerca indirizzo PEC” (vedi fig. 1 freccia rossa).

NotificazionePEC1

(fig. 1)

Il sistema, quindi, provvederà a caricare l’area dedicata all’inserimento dei dati di ricerca.

NotificazionePEC2

(fig. 2)

A questo punto dovremo, prima di tutto, cliccare sulla giusta area di ricerca, ossia – per il caso di cui al nostro esempio –, l’area “Imprese” (vedi fig. 2 selezione rossa, numero 1) e poi provvedere all’inserimento dei dati dell’azienda di cui stiamo reperendo l’indirizzo PEC (vedi fig. 2 linea verde, numero 2).

I dati minimi di cui il sistema chiede l’inserimento sono, la denominazione (o parte di essa) e la provincia di appartenenza.

Concluso l’inserimento dei dati, dovremo provvedere a compilare il così detto “Captcha” (vedi fig. 2 selezione blu, numero 3) tramite l’inserimento del numero presente nell’immagine all’interno dell’area “Digita il testo”, ed in fine a cliccare sul bottone “Cerca Pec Impresa” (vedi fig. 2 freccia nera, numero 4).

La ricerca potrà restituire uno o più risultati a seconda di quanti nomi simili a quello ricercato esistono all’interno della provincia di ricerca.

Una volta individuato il risultato di nostro interesse, non dovremo far altro che cliccare sul nome dell’azienda ed il sistema restituirà automaticamente l’indirizzo PEC.

Conclusa, quindi, la fase di preparazione dei documenti da notificare, e reperito l’indirizzo PEC del destinatario della notificazione, nella prossima parte di questa guida passo passo, ci occuperemo della redazione della relata di notificazione con l’ausilio delle applicazioni presenti sul sito www.dirittopratico.it

 

A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico.

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