Piattaforme di lavoro condiviso
L’esempio di Asana
Negli ultimi anni le piattaforme di lavoro condiviso sono diventate un elemento indispensabile per la social collaboration al fine di rendere più facile la gestione di progetti sia individuale che condivisa. Infatti questi strumenti permettono di organizzare ogni progetto in modo ottimale, grazie alle funzioni che consentono di curare ogni attività in corso d’opera creando delle tabelle di marcia chiare ed efficaci fissando degli obiettivi e distribuendo i compiti per data e priorità.
Perché utilizzare piattaforme di lavoro condiviso?
Queste piattaforme sono molti utili nella gestione del team. I vantaggi più evidenti che possono portare all’utilizzo di queste piattaforme sono il miglioramento della comunicazione interna, l’ottimizzazione delle tempistiche, la riduzione dei costi, la diminuzione dell’assenteismo e l’aumento della soddisfazione del personale e dei clienti.
Inoltre queste piattaforme hanno generalmente la caratteristica di essere particolarmente user friendly con un’alta usabilità e multifunzionalità, sono responsive, tendono a migliorare l’accessibilità e la creatività costruendo un senso di famiglia allargata e richiamando uno spirito di condivisione tipico dei social.
Una delle piattaforme più performanti di lavoro condiviso è Asana, un Task Management, multiutente, online e gratuito, strutturato in aree di lavoro o workspace, progetti, task e subtask. Oltre che monitorare ed organizzare i progetti in corso Asana traccia anche progetti futuri utilizzabile anche da mobile.
Asana è stata creata nel 2008 dal co-funder di Facebook Dustin Moskovitz and l’ingegnere Justin Rosenstein mentre stavano lavorando ad una strategia per aumentare la produttività dei dipendenti di Facebook. La piattaforma venne ufficialmente lanciata nel 2011. Molti brand importanti hanno deciso di affidarsi ad Asana ad esempio Airbnb, Dropbox, Disqus, Foursquare, Pinterest, Stripe, Aimia, General Electric, Lets Rent, and Uber.
Quali sono nello specifico i vantaggi nell’utilizzare Asana?
Aiuta a gestire il team e facilita la collaborazione. La piattaforma permette a 15 persone di lavorare contemporaneamente. È possibile inoltre condividere i file direttamente da Google Drive e da Dropbox e commentare l’evoluzione del progetto in modo da confluire tutte le proposte e le osservazioni in un’unica piattaforma gestendone l’archiviazione. Nel 2012 è stato aggiunta la funzionalità Inbox per minimizzare l’uso delle email evitando una comunicazione dispersiva.
Aiuta a gestire anche le relazioni esterne permettendo di rimanere in contatto con le persone scelte inserendo i loro contatti e informazioni e categorizzarli secondo le necessità. Costruire e mantenere un network è una caratteristica importante per le nuove aziende e Asana permette di gestire una rete di relazioni in modo semplice e organizzato.
Aiuta a rendere più produttive le riunioni permettendo di pianificare in anticipo l’agenda del meeting, fissare data e ora, programmare più appuntamenti per calendarizzare i progress, prendere appunti durante la riunione e assegnare tasks ai vari componenti del team definendone anche le scadenze.
Asana non è un sistema chiuso, al contrario può essere sincronizzato con altri programmi come Google Drive, Dropbox, MailChimp, WordPress, Evernote in modo da ottimizzare le azioni ed aumentare la produttività.
Proprio grazie a tutte queste caratteristiche Asana è una delle piattaforme gestionali gratuite più apprezzate e popolari. Lo stesso The Wall Street Journal ha dedicato un articolo alla descrizione della piattaforma definendolo “La migliore To-Do List App per sentirsi più produttivi”.
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Idee Digitali è la nuova rubrica del portale Sistemiamo l’Italia, pensata con l’obiettivo di offrire agli studi professionali e alle PMI consigli utili su come utilizzare i social network e sfruttare le possibilità offerte dal web per migliorare la comunicazione digitale, apportando vantaggi alla propria professione.
A cura di Eggers 2.0.
