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Cosa fare se la fattura elettronica PA viene scartata dal SDI – I parte

Cosa fare se la fattura elettronica PA viene scartata dal SDI – I parte

07/01/2015
Digitalizzazione

Sebbene si siano notevolmente ridotti, gli scarti delle fatture elettroniche XML da parte del Sistema di Interscambio sono ancora significativi. In questo articolo verranno analizzate le attività che i fornitori dovranno svolgere a seguito della ricezione di una “Notifica di scarto”.

 Il sistema di interscambio (SDI), dopo aver ricevuto la fattura elettronica dal fornitore, svolge una serie di verifiche e controlli sul file XML; la successiva trasmissione della fattura alla PA destinataria verrà eseguita solo dopo che le suddette verifiche avranno dato esito positivo.

Al fine di comprendere a pieno le attività che dovranno essere svolte dal fornitore nel caso in cui la fattura elettronica sia scartata dal SDI, è necessario suddividere i controlli eseguiti dal SDI in due categorie: controlli eseguiti su dati “non inerenti il contenuto della fattura” (e.g. nomenclatura, unicità, dimensione, integrità, autenticità, riferimento temporale) e controlli eseguiti su dati “inerenti il contenuto della fattura” (e.g. formato, contenuto ).

 

Controlli eseguiti dal SDI su dati “non inerenti il contenuto della fattura”

  • Nomenclatura ed unicità del file trasmesso
    • Verifica che il nome del file sia valido
    • Verifica che il nome del file non sia duplicato

 

  • Dimensioni del file
    • Verifica che la dimensione del file non superi quella ammessa

 

  • Verifica di integrità del documento
    • Verifica che la firma digitale sia valida

 

  • Verifica di autenticità del certificato di firma
    • Verifica che il certificato di firma non sia scaduto
    • Verifica che il certificato di firma non sia revocato
    • Verifica che la CA (Certification Authority) sia affidabile
    • Verifica che il Certificato sia valido

 

  •  Verifiche di unicità della fattura
    • Verifica che la fattura non sia duplicata
    • Verifica che la fattura non sia duplicata nel lotto

 

  •  Verifiche sul riferimento temporale
    • Verifica che il file firmato digitalmente abbia un riferimento temporale
    • Verifica che il file firmato digitalmente abbia un riferimento temporale coerente

Controlli eseguiti dal SDI su dati “inerenti il contenuto della fattura“

  • Verifica di conformità del formato della fattura
    • Verifica che il file non sia vuoto o corrotto
    • Verifica che il file sia conforme al formato
    • Verifica che non siano stati superati il numero massimo di errori di formato
    • Verifica che sulla riga di dettaglio con aliquota IVA pari a zero sia presente il campo Natura
    • Verifica che sulla riga di dettaglio con aliquota IVA diversa da zero non sia presente il campo Natura
    • Verifica che la data della fattura non sia successiva alla data di ricezione
    • etc

 

  •  Verifica di validità del contenuto della fattura
    • Verifica che IdFiscale del soggetto trasmittente sia valido
    • Verifica che IdFiscaleIVA del Cedente/Prestatore sia valido
    • Verifica che CodiceFiscale del Cedente/Prestatore sia valido
    • Verifica che IdFiscaleIVA del Rappresentante Fiscale sia valido
    • Verifica che CodiceFiscale del Rappresentante Fiscale sia valido
    • Verifica che IdFiscaleIVA del Cessionario/Committente sia valido
    • Verifica che CodiceFiscale del Cessionario/Committente sia valido
    • etc

Prima di procedere ad analizzare quale procedura dovrà seguire il fornitore nel caso in cui la fattura elettronica in formato XML sia scartata dal SDI, è necessario affrontare un aspetto che impatta sulla modalità operativa da seguire e che riguarda la corretta tenuta della contabilità tramite l’impiego di “sistemi meccanografici”.

L’art.2219 del Codice Civile, in tema di tenuta della contabilità,  riporta testualmente che:”Tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di un’ordinata contabilità senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili.”

Sempre in tema di regolare tenuta della contabilità, va ricordato altresì l’art.2710 del Codice Civile, il quale recita che “I libri bollati e vidimati nelle forme di legge, quando sono regolarmente tenuti possono fare prova tra imprenditori per i rapporti inerenti all’esercizio dell’impresa.”

Va altresì rilevato che l’art.2219 del Codice Civile è richiamato dalle disposizioni fiscali di cui all’art. 22 del DPR 600/73 in tema di tenuta e conservazione delle scritture contabili, e che la tenuta della contabilità con “sistemi meccanografici” è da anni ammessa dall’art.7 comma 4/ter del Decreto Legge del 10/06/1994 n. 357, ove testualmente riporta che “A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza”.

E’ chiaro poi che la garanzia richiesta dall’art. 2219 del Codice Civile dovrà essere assicurata sia nel caso in cui la contabilità sia tenuta su supporto cartaceo che in caso in cui sia tenuta su supporto elettronico (tenuta della contabilità tramite l’impiego di “sistemi meccanografici”) ed in quest’ultimo caso, nell’eventualità sia necessario cancellare una registrazione contabile errata, il sistema informativo dovrà eseguire una “cancellazione leggibile“ della registrazione errata al fine di consentire che “le parole cancellate siano leggibili”.

Con “cancellazione leggibile” della registrazione contabile errata (procedura simile ad una  cancellazione logica ove i record rimangono comunque nel sistema, mentre nella cancellazione fisica vengono totalmente eliminati), si dovrà intendere una particolare procedura informatica in grado di annullare o rettificare una registrazione contabile secondo una delle seguenti procedure:

  • produzione di un’identica registrazione contabile avente segno negativo (e.g. “-“) rispetto alla registrazione che si deve annullare o rettificare, e quindi se si deve annullare una registrazione contabile inerente il versamento in banca di € 100 (banca a cassa €  100), la registrazione riguardante la “cancellazione leggibile” sarà (banca a cassa €  -100);
  • produzione di un’identica registrazione contabile avente i conti di mastro invertiti rispetto alla registrazione che si deve annullare o rettificare, e quindi se si deve annullare una registrazione contabile inerente il versamento in banca di € 100 (banca a cassa €  100), la registrazione riguardante la “cancellazione leggibile” sarà (cassa a banca €  100).

Va rilevato che al fine di consentire alle PMI una maggiore flessibilità operativa, molti sistemi informativi di tenuta della contabilità demandano all’utente la scelta ultima nel decidere quale modalità impiegare nel cancellare o rettificare le errate registrazioni contabili.

A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale

Vedi anche Cosa fare se la fattura elettronica PA viene scartata dal SDI – II parte

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