Cosa fare se la fattura elettronica PA viene scartata dal SDI – II parte

Nell’articolo Cosa fare se la fattura elettronica PA viene scartata dal SDI – I parte abbiamo approfondito i controlli effettuati dal SDI, nell’articolo che segue analizziamo le attività da svolgere in caso di scarto.
Va subito rilevato che nel caso in cui il SDI scarti la fattura elettronica XML trasmessa e quindi al fornitore viene recapitata una “Notifica di scarto”, la suddetta fattura non sarà regolarmente emessa ai sensi dell’art.21 primo comma del DPR 633/72, dato appunto che la suddetta fattura potrà ritenersi validamente emessa solo a fronte della ricezione di una “Ricevuta di consegna” oppure di una “Notifica di mancata consegna”.
Nel caso quindi in cui il fornitore si veda recapitare una “Notifica di scarto” attestante che  la fattura elettronica XML trasmessa è stata scartata dal SDI, le attività che dovrà compiere e che  dipenderanno dal tipo di errore che ha prodotto lo scarto, saranno le seguenti:

• Scarto per errori su dati “non inerenti il contenuto della fattura”

In questo caso la fattura elettronica in formato XML è corretta, ed il motivo dello scarto è da ricercarsi nella firma digitale, nel riferimento temporale, nella nomenclatura, oppure nella dimensione del file. Le attività che dovranno essere svolte dal fornitore sono:
1) produrre un “duplicato informatico” della fattura elettronica XML già trasmessa (copia e incolla);
2) apporre una nuova firma digitale ed un riferimento temporale al file della fattura elettronica XML;
3) verificare la correttezza della fattura elettronica XML firmata digitalmente tramite la funzione “Controlla la fattura” presente sul sito del SDI (www.fatturapa.gov.it);
4) trasmettere nuovamente al SDI il file XML firmato digitalmente;
5) conservare in formato digitale la fattura elettronica XML scartata, la Notifica di scarto, la fattura elettronica XML corretta e la “Ricevuta di consegna”;

• Scarto per errori su dati “ inerenti il contenuto della fattura”

In questo caso la fattura  elettronica in formato XML non è corretta, dato che il motivo dello scarto è da ricercarsi nei dati contenuti in fattura, come per esempio non sono stati compilati tutti i campi obbligatori del formato XML, oppure non sono validi alcuni dati contenuti in fattura. Le attività che dovranno essere svolte dal fornitore sono:
1) se l’errore riguarda dati contenuti nelle anagrafiche del sistema di contabilità (e.g. IdFiscaleIVA del Cessionario/Committente,codice fiscale del Cessionario/Committente, etc), è necessario ripristinare nelle anagrafiche l’informazione corretta al fine di evitare il ripetersi del medesimo errore;
2) generare nuovamente la fattura elettronica XML da trasmettere al SDI, tenendo presente che a secondo del sistema contabile del fornitore ci potranno essere almeno due diverse modalità:
2.1) se il sistema contabile esegue una “cancellazione leggibile” della registrazione contabile inerente la fattura elettronica trasmessa, verrà prodotto un nuovo documento interno che annulla la fattura e contestualmente viene generata la nuova fattura elettronica XML:
         Esempio:

• 30/06/2014: trasmissione al SDI della fattura elettronica n.22 con data fattura 30 giugno 2014;
• 01/07/2014: ricezione Notifica di scarto perché il CF della PA era errato;
• 01/07/2014: produzione nota di rettifica interna n.33 con data 1 luglio 2014, per “cancellazione leggibile” della fattura elettronica trasmessa e da non inviare al SDI;
• 01/07/2014: produzione fattura elettronica XML n.34 con data 1 luglio 2014 da trasmettere al SDI.

2.2) se il sistema contabile anziché eseguire una “cancellazione leggibile” esegue una vera e propria eliminazione della registrazione contabile inerente la fattura elettronica trasmessa (una vera e propria cancellazione fisica), consentendo all’operatore di produrre una medesima fattura in sostituzione di quella errata, verrà generata una fattura riportante la medesima data e numero fattura di quella scartata:
        Esempio:

• 30/06/2014: trasmissione al SDI della fattura elettronica n.22 con data fattura 30 giugno 2014;
• 01/07/2014: ricezione Notifica di scarto perché il codice fiscale della PA era errato;
• 01/07/2014: produzione fattura elettronica XML n.22 con data 30 giugno 2014 da trasmettere al SDI.

5) apporre una firma digitale ed un riferimento temporale al file della fattura elettronica XML prodotta e verificare la correttezza del file tramite la funzione “Controlla la fattura” presente sul sito del SDI (www.fatturapa.gov.it);
6) trasmettere nuovamente al SDI il file XML firmato digitalmente;
7) conservare in formato digitale la fattura elettronica XML scartata, la Notifica di scarto, la fattura elettronica XML corretta, la “Ricevuta di consegna” e l’eventuale documento prodotto dal sistema a giustificazione della “cancellazione leggibile” (solitamente denominato nota di rettifica interna o nota di credito interna).