Digitalizzazione dei documenti in ambito revisione contabile

Con la pubblicazione nel settembre di quest’anno del documento di ricerca n. 248, Assirevi, l’Associazione Italiana delle Società di Revisione Legale, è intervenuta a fornire chiarimenti e linee guida con riguardo al possibile impiego della firma elettronica per la predisposizione della documentazione relativa all’attività di revisione contabile.

Viene rilevato come la documentazione prodotta nello svolgimento dell’incarico di revisione da parte del revisore o della società assoggettata a revisione, possono essere redatti come documenti informatici e sottoscritti con firma elettronica.

In particolare, la documentazione oggetto di digitalizzazione potrebbe essere la seguente:

• Lettera d’incarico: il documento con cui il revisore e la società assoggettata a revisione disciplinano lo svolgimento dell’attività di revisione, compreso altresì il relativo onorario. Il principio di revisione internazionale ISA Italia 230 (La documentazione della revisione contabile), al paragrafo A.7 richiede espressamente la formalizzazione della lettera d’incarico, rilevando che “la presenza, nel file di revisione, di una lettera di incarico firmata dimostra che il revisore ha concordato i termini dell’incarico di revisione con la direzione o, ove appropriato, con i responsabili delle attività di governance”;

• Lettera d’attestazione: così come previsto dal principio di revisione internazionale ISA Italia 580 (Attestazioni scritte), ove al paragrafo 10 rileva che “Il revisore deve richiedere alla direzione di fornire un’attestazione scritta sul fatto che essa ha adempiuto alle sue responsabilità relative alla redazione del bilancio in conformità al quadro normativo sull’informazione finanziaria applicabile, incluso ove pertinente la sua corretta rappresentazione, come stabilito nei termini dell’incarico di revisione”;

• Relazione di revisione: ove il revisore esprime il giudizio professionale sul bilancio, e così come disciplinato dal primo comma, art.14, decreto legislativo 39/2010 “Il revisore legale o la società di revisione legale incaricati di effettuare la revisione legale dei conti: a) esprimono con apposita relazione un giudizio sul bilancio di esercizio e sul bilancio consolidato, ove redatto e illustrano i risultati della revisione legale”.

I suddetti documenti potranno essere redatti su carta o in formato digitale, ma in quest’ultimo caso, anziché impiegare una firma autografa, dovranno essere sottoscritti tramite una firma elettronica, evidenziando che è da suggerire l’impiego della firma digitale, dato che a norma del secondo comma, art.25, Regolamento (UE) 910/2014 “Una firma elettronica qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa”.

In entrambi i casi, così come disciplinato dal comma 7, art.10-quater, del decreto legislativo 39/2010, il revisore è tenuto a conservare il “fascicolo di revisione” per almeno 10 anni dalla data della relazione di revisione alla quale si riferiscono.

Qualora naturalmente i documenti costituenti il “fascicolo di revisione” siano in formato digitale, la conservazione dovrà svolgersi secondo le disposizioni di cui al DMEF 17 giugno 2014 e le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate da AgID con determinazione 407/2020.

Da rilevare poi, così come stabilito al paragrafo A62 del documento ISQC1 Italia, “Le procedure che il soggetto abilitato adotta per la conservazione della documentazione dell’incarico includono quelle che consentono di rispettare le regole di cui al paragrafo 47 durante il periodo di conservazione, volte per esempio a:

• consentire il recupero della documentazione dell’incarico e l’accesso alla stessa durante il periodo di conservazione, in particolare ove si tratti di documentazione in formato elettronico dal momento che la tecnologia sottostante può essere aggiornata o modificata nel corso del tempo;

• mantenere, ove necessario, l’evidenza delle modifiche apportate alla documentazione dell’incarico successivamente al suo completamento;

• consentire ai soggetti esterni autorizzati di accedere a documentazione specifica dell’incarico ed esaminarla ai fini del controllo della qualità o per altri scopi”.

Da un punto di vista operativo, si suggerisce di:

• Predisporre i documenti impiegando il formato PDF/A, formato particolarmente adatto per la creazione di documenti che devono essere conservati per lungo termine, dopodiché sottoscriverlo tramite l’impiego della firma digitale, avente efficacia probatoria ex art. 2702 del Codice civile, ove rileva che “La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta”;

•  Impiegare il formato di firma digitale PAdES, ove la busta crittografica è incapsulata nel documento, l’estensione del documento rimane sempre .pdf e la verifica della firma può essere eseguita con qualsiasi reader del formato PDF;

• Oltre alla firma digitale, al fine di attribuire al documento una data certa, si suggerisce di apporre anche una marca temporale anch’essa da inglobare al file PDF;

• Considerato che alcuni dei suddetti documenti dovranno essere depositati presso il registro delle imprese, e dove il formato di firma digitale accettato potrebbe essere il CAdES, è sempre possibile rifirmare il documento PDF che ingloba firma digitale e marca temporale;

• Trasmissione alla società oggetto di revisione dei documenti tramite PEC, dopodiché, dato che la PEC non è un sistema di conservazione ma solo di trasmissione, conservazione digitale dei suddetti documenti secondo le disposizioni di cui al DMEF 17 giugno 2014 e le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate da AgID con determinazione 407/2020.