La digitalizzazione dei dichiarativi negli studi professionali

Con la pubblicazione della risposta all’interpello n.217 del 26 aprile 2022, l’Agenzia delle Entrate è nuovamente intervenuta sull’argomento, senza peraltro introdurre rilevanti novità, ma confermando quanto già indicato in numerose risoluzioni pubblicate nel corso degli anni.

Prima di esaminare il tema, è necessario evidenziare almeno tre importanti aspetti:

1. quando si genera un documento informatico, come per esempio un dichiarativo, la regola di base è quella che il suddetto documento dovrebbe essere conservato unicamente in modalità digitale, e questo soprattutto se allo stesso sono associate delle firme o dei sigilli elettronici, che non possono essere validamente convertiti su carta;
2. essendo che i dichiarativi sono documenti fiscali, una loro conservazione digitale dovrà essere eseguita in conformità sia alle linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che al DMEF 17 giugno 2014;
3. anche se contrasta con quanto appena riportato, l’Agenzia delle Entrate ha ammesso la possibilità di conservare i dichiarativi sia in modalità analogica che elettronica, ma è chiaro che in questo secondo caso la conservazione “implica il rispetto del decreto ministeriale 17 giugno 2014 e delle disposizioni cui lo stesso rinvia, in primis il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale o “C.A.D.”).

Vediamo ora, prima di suggerire una soluzione che consenta di digitalizzare i dichiarativi, di esaminare le principali disposizioni di prassi emanate dall’Agenzia delle Entrate:

• i soggetti incaricati alla trasmissione, anche se non richiesto, devono, entro 30 giorni dal termine previsto per la trasmissione telematica, rilasciare al contribuente la dichiarazione trasmessa redatta su modello conforme a quello ministeriale, e copia della comunicazione dell’Agenzia delle Entrate di ricezione della dichiarazione (art.3, comma 6, secondo periodo, DPR 322/98);
• con riguardo all’originale del contribuente, la sottoscrizione da parte dell’intermediario del riquadro relativo all’impegno alla presentazione telematica presente nel frontespizio, non è richiesta successivamente alla presentazione della dichiarazione, così come confermato dalla stessa Agenzia delle Entrate (risposta a interpello n.518 del 12 dicembre 2019);
• con riguardo alla copia intermediario, una volta che il dichiarativo è stato trasmesso, anche se non vi è alcun obbligo di apporre la firma digitale dell’intermediario prima che questa venga conservata in modalità digitale, si suggerisce comunque di firmarla digitalmente al fine di garantirne l’immodificabilità e l’integrità, così come previsto dalle linee guida AgID in tema formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici;
• mentre la sottoscrizione dell’originale della dichiarazione eseguita dal contribuente è un “elemento essenziale del modello”, questo non vale con riguardo alla “copia intermediario”, e quindi nella sostanza lo studio professionale può conservare il proprio esemplare senza che questo riporti la sottoscrizione del contribuente (risoluzioni n.298/E del 18 ottobre 2007 e n.354/E del 8 agosto 2008);
• la consegna al contribuente della dichiarazione trasmessa redatta su modello conforme a quello ministeriale, oltre che della copia della comunicazione dell’Agenzia delle Entrate di ricezione della dichiarazione, può essere eseguita tramite l’impiego di una piattaforma web, rilevando che tale attività dovrà avvenire entro 30 giorni dal termine previsto per la trasmissione telematica (risposta all’interpello n.97 del 6 dicembre 2018);
• in caso di conservazione digitale dell’originale del contribuente, il dichiarativo dovrà essere dallo stesso sottoscritto con firma digitale, o firma elettronica qualificata o avanzata, e quindi ad oggi non è ammissibile per esempio l’impiego di una firma elettronica semplice generata tramite OTP (risposta interpello 518 del 12 dicembre 2019;
• in caso di richiesta da parte dell’Amministrazione finanziaria dell’originale della dichiarazione sottoscritta, è sempre possibile per il contribuente, qualora questa sia memorizzata in una piattaforma web, provvedere alla stampa su carta dopodiché apporre la sottoscrizione autografa, e quindi nella sostanza potrà essere tenuta “senza applicare le regole specifiche del CAD, ma deve essere esibita esclusivamente su supporto analogico con sottoscrizione autografa” (risposta interpello 518 del 12 dicembre 2019.

Possiamo schematizzare l’intero processo di digitalizzazione e conservazione digitale dei dichiarativi, nei seguenti dieci passaggi chiave:

1. rilascio al contribuente dell’impegno a trasmettere in via telematica all’Agenzia delle Entrate i dati contenuti nella dichiarazione, oltre che delle istruzioni su come accedere alla piattaforma web ove potrà reperire il modello dichiarativo e la ricevuta dell’Agenzia delle Entrate;
2. elaborazione della dichiarazione e sua trasmissione all’Agenzia delle Entrate;
3. ricezione dall’Agenzia delle Entrate della ricevuta di avvenuta ricezione;
4. generazione della dichiarazione conforme al modello ministeriale con apposizione della firma digitale dell’intermediario;
5. pubblicazione sulla piattaforma web, entro 30 giorni dal termine previsto per la trasmissione telematica, della dichiarazione trasmessa redatta su modello conforme a quello ministeriale e della copia della comunicazione dell’Agenzia delle Entrate di ricezione della dichiarazione;
6. inoltro al contribuente, tramite per esempio email o SMS, di un avviso in cui gli viene comunicato che la dichiarazione è stata pubblicata nell’area riservata della piattaforma web, e dove viene richiesto allo stesso di consultarla previo accesso tramite apposita username e password;
7. qualora il contribuente sia dotato di firma digitale, come per esempio le società di capitale e di persona, richiesta di sottoscrizione dell’originale del contribuente, al fine di consentire allo studio di conservare in sola modalità digitale la dichiarazione;
8. qualora il contribuente non sia dotato di firma digitale, come per esempio le persone fisiche senza partita IVA, in caso vi sia l’esigenza di esibire all’Amministrazione finanziaria l’originale del dichiarativo, sarà sempre possibile accedere alla piattaforma web, stampare la dichiarazione e sottoscriverla con firma autografa;
9. conservazione digitale ad opera dello studio professionale di tutte le “copie intermediario” dei dichiarativi e delle notifiche di avvenuta ricezione da parte dell’Agenzia delle Entrate, oltre che degli “originali contribuenti” nei casi in cui siano stati firmati digitalmente;
10. memorizzazione nella piattaforma web dei dichiarativi e delle notifiche di avvenuta ricezione da parte dell’Agenzia delle Entrate, oltre che di tutti i file di log comprovanti le attività svolte.