La digitalizzazione dei DDT

La danese Margrethe Vestager, Commissario UE all’Agenda digitale oltre che alla concorrenza, in ottobre dello scorso anno dinanzi al Parlamento Europeo disse testualmente che “Dobbiamo riconoscere che ci sono solo due tipi di business: quelli che sono già digitali e quelli che lo saranno a breve”. L’emergenza sanitaria causata da COVID-19 sta ulteriormente accelerando tale cambiamento e le aziende che non saranno digitali a breve, sia in termini di business (e.g. e-commerce), che di gestione dei processi AFC (i.e. amministrazione, finanza e controllo), difficilmente saranno in grado di rimanere sul mercato.

Uno dei principali documenti che spesso frena la totale digitalizzazione del ciclo degli acquisti e delle vendite, è il documento di trasporto (DDT), perché ancora in troppe aziende vi sono false convinzioni, come per esempio il fatto che il DDT deve essere sul mezzo durante la consegna dei beni, oppure che vi è un obbligo normativo di richiedere al cliente nazionale la firma sulla copia del DDT una volta che la merce è arrivata a destinazione.

Prima di analizzare una possibile soluzione che consenta di digitalizzare l’intero processo, è necessario ricordare almeno cinque aspetti che riguardano il DDT:

Il DDT va emesso prima dell’inizio del trasporto della merce

La generazione del DDT, sia su carta che in formato digitale PDF o XML, così come previsto dal DPR 472/96 e dalla Circolare Ministero Finanze del 16 settembre 1996 n. 225, deve avvenire prima dell’inizio del trasporto o della consegna della merce, e dovrà riportare:

a)  la data di effettuazione dell’operazione (consegna o spedizione);

b) le generalità del cedente, del cessionario nonchè dell’eventuale impresa incaricata del trasporto;

c) la descrizione della natura, qualità e quantità dei beni ceduti;

Il DDT può essere trasmesso elettronicamente purché entro il giorno in cui è iniziato il trasporto della merce

Oltre ad essere consegnato al cessionario su carta, il DDT può essere inviato anche tramite strumenti elettronici, quali per esempio email, PEC, canale web service, purché trasmesso entro il giorno in cui è iniziato il trasporto dei beni, così come riportato nella circolare Ministero Finanze del 11 ottobre 1996 n. 249;

La firma del cessionario non è un obbligo

La firma autografa del cessionario sulla copia del DDT (eseguita per esempio dal responsabile di magazzino), non è dovuta ad una specifica disposizione fiscale che ne richiede espressamente l’apposizione, quanto piuttosto quale prova dell’effettiva consegna dei beni, rilevando comunque che può essere sostituita da una delle diverse firme elettroniche o sigilli elettronici previsti nel nostro ordinamento ed in grado di generare evidenze digitali ben più efficaci in termini di valore probatorio, soprattutto se associate a tecniche quali la geolocalizzazione oppure l’autenticazione informatica;

Il DDT può essere sostituito dal DesAdv (Despatch Advice)

Anziché usare il DDT, sarebbe conveniente passare ad utilizzare l’avviso di spedizione merce, meglio conosciuto come DesAdv, e che oltre a poter essere trasmesso anche diversi giorni prima della consegna, aspetto di non poco conto nell’efficientare la ricezione della merce da parte del cessionario, è anche molto più ricco in termini di informazioni trasmesse. Da aggiungere poi che vi sono già standard internazionali di DesAdv che possono essere adottati, come per esempio lo standard UBL 2.1 promosso da OASIS, ed adottato anche da PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) nell’ambito delle specifiche BIS DesAdv v3.1;

Il RecAdv (Receipt Advice) consente di sostituire la firma

Anziché richiedere al cessionario di apporre una firma autografa oppure elettronica sulla copia del DDT, se l’obiettivo è quello di digitalizzare ed automatizzare i processi, sarà conveniente adottare l’avviso di ricevimento merce, meglio conosciuto come RecAdv, che il cessionario dovrà trasmettere al cedente e riportante l’elenco degli articoli ricevuti ed accettati, anch’esso in formato XML e conforme a standard internazionali, quali appunto lo standard UBL 2.1.

Un esempio di processo di acquisto totalmente digitalizzato che impiega unicamente il formato XML potrebbe essere il seguente:

1) trasmissione al fornitore dell’ordine di acquisto, che potrà avvenire sia tramite invio di una semplice email con allegato l’ordine in formato XML, sia tramite un provider tecnologico, sia con messa a disposizione del file qualora sia attivo un portale B2B che consenta l’interazione con i fornitori;

2) ricezione elettronica dal fornitore del DesAdv in formato XML (e.g. UBL 2.1), riportante oltre alla data in cui avverrà la consegna, le informazioni sul trasportatore, e qualsiasi altra informazione inerente la natura, qualità e quantità dei beni che saranno consegnati. In situazioni in cui vi sono fornitori di piccole dimensioni e tecnologicamente poco evoluti, è sempre possibile mettere a loro disposizione un portale B2B a cui accedere e predisporre tramite interfaccia web il DesAdv (esportandolo eventualmente in PDF), mentre l’azienda potrà importare direttamente i dati nel proprio sistema ERP, ed avviare la riconciliazione con l’ordine di acquisto;

3) predisposizione del magazzino per la ricezione della merce, e come da orario indicato nel DesAdv arrivo del mezzo e scarico dei prodotti, mentre al responsabile di magazzino non viene richiesta alcuna firma e consegnato alcun documento, dato che la verifica della merce, così come concordato, verrà eseguita nei giorni successivi;

4) inizio del controllo della merce consegnata al fine di individuare eventuali prodotti difettosi, con contestuale registrazione nel sistema ERP dei prodotti ricevuti, riconciliazione con il DesAdv, e  generazione a fine attività del RecAdv in formato XML (e.g. UBL 2.1) riportante l’elenco degli articoli ricevuti ed accettati dal cessionario, da trasmettere telematicamente al fornitore, oppure qualora vi sia un portale B2B da mettere loro a disposizione;

5)  ricezione da SDI della fattura elettronica differita in formato XML, registrazione nel sistema ERP, e riconciliazione sia con il RecAdv per verificare la presenza di eventuali discrepanze in termini di quantità, sia con l’ordine di acquisto per verificare la presenza di eventuali discrepanze in termini di prezzo, dopodichè la fattura potrà essere pagata secondo le condizioni contrattuali concordate.

Quello appena visto è un esempio concreto di come potrebbe essere digitalizzato il ciclo degli acquisti di una media azienda Italiana, e che consentirebbe al contempo sia di rafforzare in chiave digitale le relazioni con i propri fornitori e quindi la filiera di approvvigionamento, sia di efficientare i processi AFC.