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La fattura elettronica alla PA in 10 passaggi

La fattura elettronica alla PA in 10 passaggi

02/03/2015
Digitalizzazione

Tra poche settimane i fornitori della PA dovranno trasmettere solo fatture elettroniche in formato XML tramite lo SDI. In questo articolo verranno ripercorsi i 10 passaggi chiave da seguire per adempiere correttamente al suddetto obbligo.

 1- Accertarsi che il cliente PA rientri nell’obbligo

La PA deve inviare ai propri fornitori una comunicazione in cui viene riportato l’obbligo di trasmettere solo fatture elettroniche secondo le modalità riportate nel DMEF 3 Aprile 2013 n.55, la data di avvio dell’obbligo (31 marzo 2015) ed il Codice Univo Ufficio (CUU). Se la suddetta comunicazione non viene ricevuta, il fornitore potrà accertare se la PA destinataria rientra nell’obbligo consultando il sito dell’IPA (www.indicepa.gov.it );

2- Individuare il CUU da inserire in fattura

Il CUU (Codice Univo Ufficio) è un campo di 6 caratteri alfanumerici che dovrà essere obbligatoriamente inserito nel file XML nel campo <CodiceDestinatario> e che serve ad individuare univocamente l’ufficio destinatario della PA a cui lo SDI trasmetterà la fattura elettronica.

Se il suddetto CUU non viene comunicato dalla PA, è possibile individuarlo in almeno due modi:

  •  sul sito dell’IPA

Il CUU può essere reperito sul sito dell’Indice della Pubblica Amministrazione (www.indicepa.gov.it) secondo i seguenti  passaggi:

– tramite la funzione <ricerca avanzata> selezionare la PA di interesse;

– cliccare sull’icona che riproduce il simbolo dell’euro (servizi di fatturazione elettronica);

– accedere nell’area in cui viene riportato il CUU indicato con <Codice Univoco ufficio>;

  •  direttamente sul sito della PA

Il CUU può essere reperito anche sul sito istituzionale della PA, dato che vi è l’obbligo di pubblicazione a norma del Decreto Legislativo 14 marzo 2013 n.33.  Va aggiunto che se sono presenti più CUU, è consigliabile richiedere quello corretto alla PA destinataria, per evitare il rischio di trasmettere la fattura elettronica XML all’ufficio sbagliato e vedersi rifiutare la fattura;

 3- Individuare l’eventuale CIG e CUP da inserire in fattura

Per le cessioni di beni e le prestazioni di servizio che prevedono il CIG (Codice Identificativo di Gara) e/o il CUP (Codice Unico di Progetto), è necessario inserire le suddette informazioni all’interno della fattura elettronica XML, per evitare il rischio di vedersi rifiutare la fattura dalla PA destinataria;

4- Creare la fattura elettronica in formato XML

Per la creazione della fattura elettronica in formato XML vi sono diverse modalità, compresa quella contenuta all’interno del SDI (www.fatturapa.gov.it );

5- Verificare la presenza di eventuali allegati da inserire nel file XML

Se vi è l’esigenza di allegare dei documenti alla fattura elettronica XML, è consigliabile impiegare uno dei formati previsti dal DPCM 3 Dicembre 2013, per evitare il rischio di vedersi rifiutare la fattura dalla PA destinataria (e.g. PDF, PFD/A, TIFF, JPG, TXT, XML);

 6- Firmare digitalmente il file XML

E’ sempre utile ricordare di apporre congiuntamente alla firma digitale anche il riferimento temporale (data e ora di firma), rilevando altresì che il soggetto che appone la firma digitale è individuato quale soggetto emittente (e.g. Commercialista);

7- Verificare la correttezza del file XML

Si suggerisce di verificare la correttezza del file XML prima della trasmissione al SDI, impiegando per esempio la funzionalità <Controllare la Fattura PA> contenuto nel sito www.fatturapa.gov.it ;

8- Trasmettere il file XML

La trasmissione del file XML potrà essere eseguita tramite 5 canali: PEC (dimensione massima del file 30 MB), web-services, SPC, FTP, e canale web impiegando la funzionalità <Inviare via web la Fattura PA> contenuto nel sito www.fatturapa.gov.it . La trasmissione  potrà essere svolta dal cedente/prestatore oppure da un terzo, ricordando altresì che in quest’ultimo caso il soggetto che trasmette il file è individuato quale soggetto trasmittente (e.g. Commercialista);

9-Ricezione della “Ricevuta di consegna

Una volta trasmesso il file, è necessario attendere la “Ricevuta di Consegna” attestante che la fattura elettronica XML è stata correttamente ricevuta dalla PA destinataria;

10- Ricezione della “Notifica di esito” dalla PA

Dopo la “Ricevuta di consegna”, sarà necessario attendere la “Notifica di esito cessionario/committente” che potrà essere di “accettazione” (a significare che la fattura è corretta da un punto di vista contabile) oppure di “rifiuto”, ed in quest’ultimo caso sarà necessario verificare il campo <Descrizione> per capire il motivo del rifiuto ed operare di conseguenza.

Se decorsi 15 giorni si riceve una “Notifica di decorrenza termini”, significa che la PA non potrà più impiegare lo SDI per comunicare al fornitore la correttezza o meno della fattura, ma sarà necessario utilizzare i tradizionali canali (e.g. PEC, telefono, etc).

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