La gestione delle fatture elettroniche inerenti le spese di vitto e alloggio

Con l’ordinanza n. 35925 del 22 novembre 2021, la Corte di Cassazione era intervenuta a chiarire come dovevano essere gestite le fatture di acquisto per spese di prestazioni alberghiere o di ristorazione nei casi in cui a fruirne fossero dei soggetti diversi (es. dipendente) dal committente (es. datore di lavoro). In particolare, veniva testualmente rilevato che “Al fine di poter beneficiare sia della detrazione dell’Iva che della deducibilità delle spese alberghiere e di ristorazione occorre che le spese siano inerenti all’attività svolta dall’impresa. Nell’ipotesi in cui la prestazione alberghiera o di ristorazione è fruita da un soggetto diverso dal committente del servizio, occorre al fine di giustificare l’inerenza, l’indicazione nel documento contabile (o in nota allegata) dei soggetti che hanno beneficiato della prestazione di vitto e alloggio e delle motivazioni della fruizione”.

Con l’obbligo generalizzato della fatturazione elettronica, in molti si sono chiesti come integrare le suddette informazioni qualora per diverse ragioni non siano state inserite direttamente nella fattura, che chiaramente, una volta emessa non potrà più essere modificata.

L’ordinanza della Corte di Cassazione rileva (così come in parte anche la circolare 6/E del 2009), che oltre a indicare direttamente nella fattura i soggetti beneficiari della prestazione e le motivazioni della fruizione, è ammissibile indicarli anche “in nota allegata”, ed è quindi necessario capire quali soluzioni operative potrebbero essere utilizzate.

Ritengo vi siano almeno due soluzioni: creare un vero e proprio documento da conservare congiuntamente alla fattura elettronica, oppure inserire le suddette informazioni in uno specifico campo dei metadati.

Annotare le informazioni in uno specifico documento

Questa prima modalità operativa, riprende quanto già previsto nella risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n.52 del 17 giugno 2010 che riguardava il caso dei beneficiari delle agevolazioni fiscali riconosciute sotto forma di crediti d’imposta, come ad esempio le leggi 388/2000, 296/2006 e altri finanziamenti e contributi nazionali ed europei, ove per la rendicontazione delle spese agevolate doveva essere apposta alla fattura di acquisto un timbro di “annullamento” con un testo riportante l’indicazione del progetto di riferimento e la spesa finanziata.

In tale contesto, l’azienda che propose l’interpello chiedeva se fosse corretto procedere alla creazione di un timbro informatico (c.d. timbro virtuale) contenente le medesime informazioni del timbro cartaceo, da collegare al documento agevolato dematerializzato e da conservare a norma del DMEF 23 gennaio 2004 (poi sostituito con il DMEF 17 giugno 2014).

La risposta dell’Agenzia fu positiva, proponendo altresì una soluzione praticabile che possiamo riassumere nei seguenti 5 punti:

1. creazione di un “timbro virtuale”, cioè un documento informatico equivalente al timbro utilizzato per le fatture cartacee, contenente le medesime informazioni e da associare alla fattura elettronica;
2. processo di timbratura della fattura elettronica, che consiste nel collegare inscindibilmente al file della fattura il corrispondente timbro virtuale, e generando per ogni timbratura un numero progressivo di protocollo;
3. creazione del registro dei protocolli di timbratura, cioè un file prodotto con periodicità per esempio annuale, contenente almeno il numero di protocollo e la data di riferimento;
4. conservazione digitale della fattura elettronica e del corrispondente documento informatico denominato “timbro virtuale”, rilevando che in caso di verifica, si dovranno esibire entrambi i file conservati;
5. conservazione digitale del registro dei protocolli di timbratura.

Tale modalità prevede quindi l’indicazione dei soggetti beneficiari della prestazione e le motivazioni della fruizione, in un documento informatico che dovrà essere gestito e conservato così come descritto nella risoluzione 52/E del 17 giugno 2010.

Annotare le informazioni nel campo “Note” dei metadati

Se la suesposta procedura potrebbe sembrare alquanto farraginosa, suggerisco di adottare una soluzione molto più semplice e in grado di assicurare alle medesime garanzie, e che consiste nell’indicare le informazioni richieste, e cioè i soggetti beneficiari della prestazione e le motivazioni della fruizione, nei metadati da associare alla fattura elettronica di acquisto.

Così come definito nelle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale con determinazione 407/2020, con metadato si intende “Dati associati a un documento informatico, a un fascicolo informatico o a un’aggregazione documentale per identificarli, descrivendone il contesto, il contenuto e la struttura – così da permetterne la gestione nel tempo – in conformità a quanto definito nella norma ISO 15489-1:2016 e più nello specifico dalla norma ISO 23081-1:2017”.

In definitiva quindi i metadati consentono all’utente che interagisce con il sistema di conservazione, di avere informazioni aggiuntive quali per esempio il soggetto che ha prodotto quello specifico documento informatico, quando è stato prodotto, in quale formato, se vi sono degli allegati, etc.

Tali metadati vengono poi associati inscindibilmente al documento informatico conservato, dato che sono inseriti direttamente nell’indice del pacchetto di archiviazione all’interno dell’elemento <EmbeddedMetadata>, oppure esternamente ad esso, ma riportando comunque all’interno del suddetto indice l’hash del file.

Si suggerisce quindi di annotare le informazioni richieste all’interno dei metadati previsti dalle linee guida AgID, e in particolare nel metadato “Note”, dato che può essere impiegato al fine di indicare “Eventuali indicazioni aggiuntive”. Questo consentirebbe di semplificare notevolmente la procedura, dato che sarà sufficiente indicare nel campo “Note” dei metadati, i soggetti beneficiari della prestazione e le motivazioni della fruizione. Da rilevare poi che nei casi in cui la conservazione digitale sia stata esternalizzata, la responsabilità di quanto indicato nel campo “Note” rimane sempre in capo all’azienda, cioè al titolare dell’oggetto di conservazione, in quanto le suddette informazioni erano state inserite nell’indice del pacchetto di versamento.