La numerazione progressiva delle fatture elettroniche di acquisto – I parte

Passare dalle fatture cartacee alle fatture elettroniche significa ottenere una serie di benefici economici oltre che semplificare e snellire le attività amministrative. Ciò vale anche per la numerazione progressiva delle fatture elettroniche di acquisto, ed in questo articolo analizzeremo alcuni metodi che possono essere adottati per svolgere in modo semplice e veloce la suddetta attività.
 
Così come disciplinato dall’art.25 del DPR 633/72, “Il contribuente deve numerare in ordine progressivo le fatture e le bollette doganali relative ai beni e ai servizi acquistati o importati nell’esercizio dell’impresa, arte o professione, comprese quelle emesse a norma del secondo comma dell’articolo 17 e deve annotarle in apposito registro anteriormente alla liquidazione periodica, ovvero alla dichiarazione annuale, nella quale è esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta. Dalla registrazione devono risultare la data della fattura o bolletta, il numero progressivo ad essa attribuito, la ditta, denominazione o ragione sociale del cedente del bene o prestatore del servizio, ovvero il nome e cognome se non si tratta di imprese, socie’ o enti, nonchè l’ammontare imponibile e l’ammontare dell’imposta distinti secondo l’aliquota”.
In sostanza quindi, indipendentemente dalla circostanza che le fatture di acquisto arrivino in modalità cartacea oppure come fatture elettroniche, è obbligatorio provvedere alla loro numerazione progressiva. Va rilevato che l’attività di numerare progressivamente le fatture di acquisto ricevute, andrebbe eseguita in una fase antecedente alla registrazione delle stesse nel registro Iva acquisti, dato appunto che potrei sempre decidere di registrare talune fatture di acquisto successivamente ed a distanza di mesi rispetto alla data della loro ricezione.
Sulla fattura di acquisto annoto il “numero progressivo di arrivo” (meglio conosciuto anche come “numero di protocollo”), mentre nel registro Iva degli acquisti, oltre a riportare il suddetto numero, il sistema contabile riporta automaticamente il “numero progressivo di registrazione”. Potrei quindi trovarmi nella situazione che con riguardo per esempio alla fattura di acquisto cartacea su cui è stato annotato il numero di protocollo di arrivo 1.234, nel registro Iva acquisti comparirà oltre al suddetto numero anche il corrispondente numero progressivo di registrazione che potrà essere 1.224 se si è posticipata la registrazione di 10 fatture.
La Risoluzione del Ministero delle Finanze n.153 del 10 ottobre 2000, ha ammesso poi la possibilità di gestire in modalità elettronica il suddetto processo, prevedendo una procedura in cui il numero di protocollo apposto sulle fatture (tramite serie numeriche o alfanumeriche) può anche non coincidere con il numero progressivo di registrazione, purchè venga istituito un Registro del protocollo di arrivo in cui registrare il numero di protocollo di arrivo da riportare oltre che sulle singole fatture anche nel registro IVA acquisto, e consentendo quindi di poter conservare documenti che non riportano direttamente il numero progressivo di registrazione, ma il solo protocollo di arrivo, purchè il Registro del protocollo di arrivo venga tenuto e conservato secondo le disposizioni di cui all’art.39 del DPR 633/72.
Nelle procedure operative di tutti i giorni la soluzione adottata dalle imprese e dagli studi professionali è in realtà molto più semplice, e la numerazione progressiva delle fatture di acquisto si svolge in fase di registrazione contabile, con l’operatore che appone manualmente sulle fatture di acquisto il numero di protocollo che corrisponde al numero progressivo di registrazione proposto dal sistema contabile. E’ quanto in realtà è contemplato dalla R.M. n.93 del 23 giugno 2000, ove il numero di protocollo da annotare sulle fatture di acquisto cartacee corrisponde al numero progressivo di registrazione proposto automaticamente dal sistema di contabilità, generando in questo modo una perfetta coincidenza tra le due sequenze numeriche: alla fattura di acquisto riportante il numero di protocollo 1.234, corrisponderà nel registro Iva degli acquisti il numero progressivo di registrazione 1.234.
 
Le ragioni della istituzione della numerazione progressiva delle fatture di acquisto, sono da ricercarsi nel principio di “ordinata contabilità” contenuto nell’art. 2219 del Codice Civile, e richiamato dall’art.22 del DPR 600/73, e quindi consentire di poter risalire dalla fattura di acquisto alla registrazione del documento nel registro IVA degli acquisti, e viceversa, cioè partendo dal registro IVA degli acquisti poter risalire alla fattura di acquisto. Questo è in realtà quanto avviene anche per le fatture di vendita, dato che a norma dell’art.23 del DPR 633/72, vanno annotate dal contribuente entro quindici giorni “nell’ordine della loro numerazione”.
Sempre nell’ambito delle fatture cartacee, negli ultimi anni la tecnologia ha consentito di introdurre ulteriori innovazioni nel gestire il numero di protocollo delle fatture di acquisto, come per esempio l’impiego di etichette adesive riportanti in chiaro oltre che il codice a barre anche il numero di protocollo, che come detto corrisponde al numero progressivo di registrazione. Le suddette etichette adesive, generate da apposite stampanti non appena la registrazione in contabilità della fattura è ultimata, vengono apposte sulla prima pagina della fattura, consentendo in questo modo al sistema di gestione documentale di intercettarle non appena vengono acquisite dallo scanner.
Con riguardo invece alle fatture elettroniche di acquisto, per comprendere come potrebbe essere gestito il numero di protocollo e soprattutto capire quale potrebbe essere la migliore soluzione da adottare in termini di impatti e semplicità di impiego, è necessario chiarire almeno 2 punti:

• L’autenticità, l’integrità e la leggibilità delle fatture elettroniche, così come previsto dall’art.21 del DPR 633/72, possono essere assicurate tramite l’impiego di tre diverse modalità: la firma digitale che opera a livello di singolo documento informatico dato che rende la fattura elettronica immodificabile, l’EDI che opera a livello di trasmissione dati e sarà compito dei provider impiegare tecnologie e procedure in grado di garantire il buon esito della trasmissione, ed il controllo di gestione che opera a livello di intero processo e che possiamo definire come un vero e proprio controllo interno teso a dimostrare che a fronte di una particolare fattura di acquisto vi è stata realmente la prestazione di un servizio oppure l’acquisto di un determinato bene;
• La fattura elettronica deve obbligatoriamente essere conservata in digitale, dato che a norma dell’ art.39 del DPR 633/72 “Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze emanato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.” In sostanza quindi, le fatture elettroniche devono essere conservate in solo formato digitale secondo le modalità riportate nel DMEF 17 giugno 2014 e seguendo le disposizioni tecniche contenute nel DPCM 3 dicembre 2013, ed ultimando la conservazione entro tre mesi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni annuali, con apposizione da parte del responsabile della conservazione della firma digitale e della marca temporale all’Indice del pacchetto di archiviazione redatto secondo le specifiche UNI11386:2010StandardSInCRO–Supportoall’InteroperabilitànellaConservazioneenelRecuperodegliOggetti digitali.

Nell’analizzare le principali modalità che possono essere adottate nel gestire il numero di protocollo delle fatture elettroniche di acquisto, mi soffermerò sulle sole fatture elettroniche con firma digitale (dato che è la più complessa in quanto il file è immodificabile), e mentre le procedure adottabili in questo contesto sono applicabili anche in caso di fatture elettroniche EDI oppure con sistemi di controllo di gestione, non sempre è possibile il contrario. Infatti, se un’azienda ha in essere un valido sistema di controllo di gestione in grado di garantire l’autenticità, l’integrità e la leggibilità delle fatture elettroniche ricevute, ai file delle fatture di acquisto (e.g. PDF) basterà aggiungere/unire un ulteriore file in cui riportare il numero di protocollo.
 

A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale