La numerazione progressiva delle fatture elettroniche di acquisto – II parte

Premesso quindi che scopo del presente documento è affrontare il solo caso in cui si ricevono fatture elettroniche con firma digitale (perché più complesso), escludendo altresì le procedure basate sull’impiego del Registro del protocollo di arrivo perché ben note grazie alla R.M. n.153 del 10 ottobre 2000, le diverse modalità con cui possiamo gestire il numero di protocollo delle fatture elettroniche di acquisto, per semplicità espositiva le possiamo raggruppare in due grandi categorie:

• Metodi diretti, che consistono nell’annotare il numero di protocollo direttamente sul file della fattura elettronica ricevuta.
• Metodi indiretti, che consistono nell’annotare il numero di protocollo non sul file della fattura elettronica ricevuta, ma su altri documenti, file, registri, etc.

 
Metodi diretti
Il metodo diretto certamente più conosciuto, è quello che consiste nel produrre un file aggiuntivo su cui sarà annotato il numero di protocollo della fattura elettronica ricevuta, e che successivamente verrà “allegato” al file della fattura elettronica.
La presente modalità è sostanzialmente quella contenuta nella Circolare dall’Agenzia delle Entrate n.45 del 19 ottobre 2005, ove testualmente riporta che “ Le fatture elettroniche che certificano acquisti di merce da un operatore intracomunitario devono essere integrate, ai sensi dell’articolo 46 del d.l. n. 331del 1993, con l’indicazione del controvalore in euro del corrispettivo e degli altri elementi che concorrono a formare la base imponibile dell’operazione, se espressi in valuta estera, nonché dell’ammontare dell’imposta, calcolata secondo l’aliquota dei beni o servizi acquistati.
Posto che la fattura ricevuta non può essere in alcun modo modificata, l’acquirente deve predisporre un altro documento in cui annotare sia i dati necessari per l’integrazione sia gli estremi della fattura estera (cfr circolare 23 febbraio 1994, n. 13/E). Detto documento, se emesso in forma elettronica, è allegato alla fattura originaria e reso immodificabile mediante l’apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata.”
 
La suddetta modalità, sebbene riferita agli acquisti intracomunitari di merci, è certamente applicabile anche alla gestione del numero di protocollo, e prevede la produzione di un file aggiuntivo in cui riportare il suddetto numero, dopodichè dovrà essere firmato digitalmente ed allegato alla fattura elettronica, ed infine conservato in modalità digitale.
Il termine “allegato” significa che il file aggiuntivo dovrà far parte della fattura elettronica e ciò può essere conseguito creando per esempio una evidenza informatica in cui riportare le impronte dei due file (impronta della fattura elettronica ed impronta del file aggiuntivo).
E’ rilevante evidenziare che oltre ad impiegare una procedura in grado di “allegare” il file aggiuntivo alla fattura elettronica, è sempre possibile impiegare una procedura in grado di “associarlo”, e ciò potrà essere svolto conservandoli entrambi tramite l’ausilio della medesima evidenza informatica. Va infine rilevato che la presente modalità, contenuta nella Circolare 45/E del 19 ottobre 2005, è antecedente alle nuove regole tecniche sui sistemi di conservazione (DPCM 3 dicembre 2013), ed è indubbiamente farraginosa e complessa da implementare e quindi da sconsigliare.
 
Metodi indiretti
Il metodo indiretto che più di altri ritengo interessante in termini efficienza e semplicità di impiego, è quello che consiste nell’inserire il numero di protocollo nell’Indice del pacchetto di Archiviazione in formato XML conforme alle specifiche SInCRO e che successivamente sarà firmato digitalmente dal Responsabile della conservazione e marcato temporalmente.
La suddetta modalità offre una serie di garanzie, ed è incentrata sui seguenti aspetti:
• Il numero di protocollo viene inserito nel file SInCRO, e precisamente nel tag <MoreInfo>. Va rilevato a tal riguardo, che l’Indice del pacchetto di Archiviazione è certamente un documento rilevante ai fini fiscali, e quindi se vi è una conservazione digitale delle fatture di acquisto il suddetto file dovrà essere conservato nel pacchetto di archiviazione, mentre se vi sarà una esibizione il suddetto file dovrà essere presente nel pacchetto di distribuzione;
• Il principio di ordinata contabilità viene perfettamente garantito, dato che è sempre possibile partendo dalla fattura elettronica di acquisto risalire alla registrazione del documento nel registro Iva degli acquisti, e viceversa, cioè partendo dal registro Iva degli acquisti poter risalire alla fattura elettronica di acquisto. Ciò viene assicurato tramite l’impiego delle impronte contenute nel tag <Hash> dell’Indice del pacchetto di Archiviazione, ed a cui è associato il numero di protocollo riportato nell’altro tag <MoreInfo>.
L’Indice del pacchetto di Archiviazione firmato digitalmente e marcato temporalmente, per ogni fattura elettronica conservata riporterà quindi sia l’impronta della singola fattura elettronica (tag <Hash>) sia il numero di protocollo (tag <MoreInfo>).
In questo modo, per ogni singola fattura elettronica di acquisto conservata, nel file SInCRO sarà riportata la corrispondente impronta con il corrispondente numero di protocollo ad indicare il numero progressivo di registrazione del registro IVA degli acquisti, e viceversa, ogni numero progressivo di registrazione del registro IVA degli acquisti indicherà il numero di protocollo contenuto nel file SInCRO, cui corrisponderà l’impronta della fattura elettronica.
 
E’ sempre utile poi rammentare le proprietà delle funzioni di hash impiegate percreare le impronte:
a-Pre-image resistance: dato una impronta, è impossibile trovare l’input che l’ha generata;
b-Second pre-image resistance: dato una impronta (output) di un conosciuto input, è impossibile trovare un diverso input avente la stessa impronta (output);
c-Collision resistance: due input diversi non possono avere una identica impronta (output).
 
In definitiva quindi, sebbene la protocollazione delle fatture elettroniche di acquisto possa essere eseguita impiegando diverse procedure, la modalità qui proposta e che consiste semplicemente nell’inserire nel file SInCRO il numero di protocollo (che corrisponde al numero progressivo di registrazione), è certamente la soluzione da preferirsi, perché la meno impattante tecnicamente ed operativamente, e quella che presenta il più alto livello in termini di affidabilità e sicurezza.
Ancora una volta si è voluto dimostrare come l’impiego della fattura elettronica sia in grado di semplificare i processi e ridurre i costi amministrativi, ma è chiaro che vi è la necessità di rivedere alcune procedure che utilizziamo da anni, oltre alla necessità di avere software integrati tra loro e soluzioni in grado di sfruttare al massimo le peculiarità dei documenti informatici.
 

A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale