L’importanza del riferimento temporale nei processi di fatturazione elettronica – II parte

Sappiamo tutti quanto sia importante in un ambiente digitale avere certezza del momento temporale (data ed ora) di quando si svolge un determinato fatto o evento, come per esempio il semplice invio di una email, oppure la compravendita di titoli o merce per milioni di euro nelle borse telematiche con fluttuazioni dei prezzi ad ogni secondo. E’ necessario quindi che vi sia un terzo soggetto affidabile ed in grado di misurare con indiscussa precisione il tempo (data ed ora), e che il suddetto tempo sia perfettamente sincronizzato con i corrispondenti Istituti di misurazione del tempo di altri Stati, e se quindi il 28 ottobre 2014 a Milano sono le ore 12.21.32, a Londra sono le 11.21.32, a New York le 6.21.32, etc
La sincronizzazione del tempo a livello internazionale è cosa non semplice ed estremamente complessa ed è un’attività che nel nostro Paese viene egregiamente eseguita dall’Istituto Nazionale di Ricerca Metrologica – INRiM (www.inrim.it ) che ha sede a Torino ed è il risultato dell’unificazione dell’Istituto Elettrotecnico Nazionale Galileo Ferraris con l’Istitutodi Metrologia Gustavo Colonnetti del CNR.
Oltre a stabilire con assoluta precisione il tempo, l’INRiM svolge anche un’attività di “disseminazione” della suddetta informazione, che può avvenire tramite segnale orario diffuso dalle emittenti televisive e radiofoniche RAI, oppure segnali radio che consentono ai certificatori accreditati di rilasciare le marche temporali, oppure segnali trasmessi via internet ai sistemi informativi delle aziende, degli studi professionali, delle PA, delle banche, degli aeroporti, degli ospedali, etc e che consentono loro di generare i riferimenti temporali.
Il riferimento temporale che viene associato alla firma digitale, è quindi un’informazione prodotta dall’orologio (clock) interno del sistema informativo impiegato per generare la firma digitale (e.g. server, personal computer, HSM, etc), dopo che si è provveduto ad implementare una valida procedura di sincronizzazione via internet con riconosciuti istituti di misurazione del tempo. La procedura di sincronizzazione via internet avviene ad oggi in modo del tutto automatica e, se non è svolta in autonomia dallo stesso computer, viene eseguita ad opera dei software di conservazione digitale che in fase di avvio si sincronizzano con uno dei due server NTP (Network Time Protocol) primari messi gratuitamente a disposizione dell’INRiM ed in grado di rilasciare il tempo secondo la scala di tempo nazionale Italiana UTC (YYYYMMDDhhmmss).
Con particolare riguardo alla fatturazione elettronica con impiego della firma digitale per garantire l’autenticità e l’integrità, il riferimento temporale assume un ruolo cruciale ed estremamente rilevante in quanto è necessario:

• certificare il momento esatto in cui la firma digitale viene generata, dato che la verifica di validità del certificato qualificato del firmatario va eseguita al momento in cui la firma digitale viene generata e non nel momento in cui si svolge la verifica, così come richiesto dall’art. 24 terzo comma del CAD (Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n.82): “Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso“;
• certificare il momento esatto in cui la fattura elettronica diventa “immodificabile” (cioè non alterabile nella forma e nel contenuto), dato che questa è un’informazione rilevante e che dovrà essere riportata nei metadati che saranno oggetto di conservazione digitale congiuntamente al documento informatico.

Considerando che il riferimento temporale non è più richiesto dall’art.21 del DPR 633/72 e dal nuovo DMEF 17 giugno 2014, la sua funzione è limitata a certificare il momento esatto (data ed ora) in cui la fattura elettronica è stata firmata digitalmente, ma è chiaro che dovrà essere “coerente” con la data della fattura e la data di ricezione della fattura elettronica.
In definitiva quindi, sebbene la normativa fiscale non richieda più l’impiego del riferimento temporale, per i motivi sopra addotti, si consiglia di continuare ad utilizzare il riferimento temporale nei processi di digitalizzazione ove si impiega la firma digitale, sia con riguardo alle fatture elettroniche che ad  altri documenti tributari come per esempio i documenti di trasporto, le scritture contabili, etc.
Il riferimento temporale è poi certamente utile anche nei processi di fatturazione elettronica ove non viene impiegata la firma digitale quale strumento per garantire l’autenticità e l’integrità, come nel caso di impiego dei sistemi di trasmissione EDI oppure dei sistemi di controllo di gestione, dato che è necessario generare dei file di log in grado di tracciare e conservare dati ed informazioni inerenti le attività svolte.
Va rilevato poi che le nuove regole sui sistemi di conservazione richiedono espressamente l’aggiunta del riferimento temporale nei rapporti di versamento, dato che a norma dell’art.9 del DPCM 3 dicembre 2013, il processo di conservazione prevede “la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale”.
Sebbene l’art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013, elencando i contenuti minimi del manuale della conservazione, non faccia alcuna menzione al riferimento temporale, è certamente consigliabile riportare nel suddetto manuale la procedura impiegata nel sincronizzare i sistemi informativi con validi istituti di misurazione del tempo ed indicare ogni altra informazione inerente la generazione del  riferimento temporale.
Va ricordato infine la pregevole attività svolta dai ricercatori dell’INRiM nel consentire a tutti noi di poter usufruire di un servizio così prezioso ed importante come la misurazione del tempo e che possiamo utilizzare gratuitamente e con un elevatissimo livello di affidabilità.
 
A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale