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Cosa fare se la PA rifiuta una fattura elettronica – II parte

Cosa fare se la PA rifiuta una fattura elettronica – II parte

24/06/2015
Digitalizzazione

Per comprendere quali sono gli impatti sui fornitori ed il comportamento che dovranno adottare a seguito dell’emissione da parte della PA di una “Notifica di esito cessionario/committente” di rifiuto, è necessario analizzare le diverse soluzioni ad oggi in uso nelle PA:

 

La PA verifica la regolarità contabile delle fatture elettroniche ante-registrazione contabile

E’ forse la procedura più diffusa, ed in questo caso la PA entro 15 giorni dalla ricezione della fattura elettronica emette una “Notifica di esito cessionario/committente” di rifiuto (perché per esempio manca il CIG quando invece doveva essere presente in fattura), ma considerando che  la fattura non è mai stata registrata nel sistema contabile perché non vi era una “regolarità del documento contabile” (anche se poi la fattura è stata inserita nel RUF), viene richiesto al fornitore di riemettere la sola fattura corretta, dato che lo stesso fornitore ha 15 giorni di tempo per registrale nel registro delle fatture emesse (Art.23 DPR 633/72).

La procedura di rettifica è in sostanza incentrata sulla separazione lato fornitore della fase di generazione/emissione della fattura dalla successiva fase di registrazione nel registro delle fatture emesse che potrà svolgersi nei 15 giorni successivi, rilevando però che nelle aziende non tutti i sistemi ERP sono in grado di gestire disgiuntamente le due fasi, ed in molti di essi  la generazione/emissione della fattura corrisponde alla loro registrazione nel registro delle fatture emesse.

La “Notifica di esito cessionario/committente” di rifiuto andrà altresì a modificare lo stato della fatture in PCC, che diventerà “RESPINTA”.

Nel campo “descrizione” della “Notifica esito cedente/prestatore” di rifiuto (EC02) che riceverà il fornitore, oltre al motivo esatto del rifiuto, vi sarà anche riportato il comportamento richiesto al fornitore per correggere l’errore, come per esempio “riemettere la sola fattura corretta”.

Se quindi il fornitore aveva per esempio trasmesso e già registrato in contabilità  la fattura n.22 con data 31 maggio 2015 (come rilevato quasi sempre i sistemi ERP gestiscono in un’unica fase  la emissione delle fatture e la loro registrazione in contabilità), e la PA ha rifiutato la suddetta fattura con richiesta di emissione della stessa fattura, il fornitore potrà alternativamente seguire due diverse soluzioni:

• se il fornitore impiega un sistema ERP/contabile che consente di poter generare una medesima fattura elettronica (stesso numero, stessa data, etc), in questo caso sarà possibile riemettere la medesima fattura dopo essere intervenuti a correggere l’errore (per esempio dopo aver inserito il CIG), e lo SDI non bloccherà la fattura trasmessa dato che era stata precedentemente emessa una “Notifica di esito cedente/prestatore” di rifiuto;

• se il fornitore impiega un sistema ERP/contabile che NON consente di poter generare una medesima fattura elettronica (stesso numero, stessa data, etc), in questo caso si dovrà annullare la fattura elettronica emessa tramite una nota di rettifica interna che non dovrà essere trasmessa allo SDI (in sostanza si crea un “annullamento logico” della fattura emessa), e successivamente si dovrà generare una nuova fattura elettronica da trasmettere allo SDI, che riporterà un numero fattura ed una data successiva rispetto alla fattura precedentemente trasmessa (dato che nel frattempo sono state emesse altre fatture). Come già rilevato in altri scritti, sebbene questa seconda categoria di sistemi ERP/contabile sia pienamente conforme alle disposizioni fiscali e civili (art. 22 del DPR 600/73 ed art. 2219 del Codice Civile), solo la prima è certamente in grado di risponde alle esigenze di flessibilità operativa richieste dalle PMI Italiane;

 

La PA verifica  la regolarità contabile delle fatture elettroniche post-registrazione contabile

In questo caso la PA nei 15 giorni successivi dalla ricezione della fattura elettronica emette una “Notifica di esito cessionario/committente” di rifiuto (perché per esempio manca il CIG quando invece doveva essere presente in fattura), ma considerando che la fattura è stata registrata nel sistema contabile della PA, vi è la necessità di richiedere al fornitore la emissione sia della nota di accredito a totale storno della fattura, sia una successiva fattura corretta necessarie a rettificare la fattura elettronica ricevuta e già registrata.

Nel campo “descrizione” della “Notifica esito cedente/prestatore” di rifiuto che riceverà il fornitore, oltre al motivo esatto del rifiuto, vi sarà anche riportato il comportamento richiesto al fornitore per correggere l’errore, come per esempio “emettere nota di accredito e fattura corretta”.

Come già rilevato questa procedura sarebbe in contrasto con quanto previsto all’art.26 del DPR 633/72 (“Variazioni dell’imponibile o dell’imposta”), ma considerando che non vi sarebbero altre soluzioni percorribili data l’immodificabilità della fattura elettronica, si ritiene comunque ammissibile la suddetta procedura.

 

Una ulteriore soluzione (adottata in effetti da talune PA) potrebbe essere quella suggerita dalla Risoluzione n.321 del 9 novembre 2007, ove l’Agenzia delle Entrate ha ammesso la possibilità di rettificare eventuali errori formali contenuti in fattura (diversi dall’imponibile e dall’imposta), annotando la correzione (il caso riguardava la partita iva del cedente) nelle scritture contabili (i.e. registri Iva acquisti e vendite) :“Ciò stante, allo scopo di evitare complesse modifiche – meramente formali – delle operazioni per le quali è già stata assolta l’imposta e sono state operate le registrazioni negli anni precedenti, il soggetto nazionale potrà limitarsi ad annotare a margine sui registri contabili la modifica della posizione IVA del soggetto cedente, conservando le nuove fatture di variazione in allegato a quelle precedentemente ricevute;

In sostanza la PA dovrebbe emettere una “Notifica di esito cessionario/committente” di accettazione, con richiesta al fornitore di correggere l’errore riportato in fattura tramite l’impiego delle scritture contabili, e se per esempio nella fattura elettronica mancava il CIG (che invece doveva esserci), viene richiesto di riportare la correzione a margine del registro Iva vendite. Va rilevato che la suddetta procedura non è in grado di aggiornare la PCC ed impatta non poco sui fornitori, in particolar modo su quelli che hanno dei sistemi ERP/contabili “rigidi” in cui non possono in alcun modo intervenire ad aggiungere nelle scritture contabili le rettifiche richieste, ed in considerazione anche del fatto che questi processi dovranno essere per quanto possibile automatizzati, si ritiene la suddetta procedura poco praticabile.

 

La PA non esegue alcuna verifica di regolarità contabile delle fatture elettroniche ricevute

In questo caso, se sono decorsi 15 giorni dalla ricezione della fattura elettronica senza che la PA abbia emesso una “Notifica di esito cessionario/committente” (di accettazione o di rifiuto), sia al fornitore che alla PA verrà recapitata dallo SDI una “Notifica di decorrenza termini”, e quindi, considerando che il fornitore avrà già registrato la fattura di vendita (Art. 23 del DPR 633/72), e la PA non può più emettere una “Notifica di esito cessionario/committente”,  se vi sono rettifiche da apportare alla fattura elettronica sarà necessario richiedere al fornitore (tramite mail, PEC, etc) la emissione di una nota di accredito a totale storno della fattura elettronica emessa con successiva emissione della fattura elettronica corretta, e così facendo si aggiornerà anche la PCC.

 

Si ritiene infine utile suggerire alla PA di seguire i seguenti 3 consigli:

 

1-stilare un documento interno riportante l’elenco dei controlli da svolgere nel verificare la regolarità della fattura da eseguirsi nei 15 giorni dalla ricezione, specificando altresì i soggetti/uffici preposti alla suddetta attività;

 

2-emettere sempre la Notifica di esito cessionario/committente” di accettazione oppure di  rifiuto, e non limitarsi ad emettere il solo rifiuto oppure addirittura lasciare passare i 15 giorni senza emettere nulla;

 

3-definire esattamente cosa riportare nel campo “descrizione” della “Notifica di esito cessionario/committente” di rifiuto, ricordando di indicare almeno:

• il motivo esatto del rifiuto, come per esempio “manca il codice CIG”, senza ripetere inutili locuzioni quali “fattura rifiutata perché…” (se emetto una “Notifica di esito cessionario/committente” di rifiuto è evidente che la fattura è rifiutata);

• il comportamento richiesto al fornitore per rettificare l’errore (dato che il fornitore non ha modo di sapere se dovrà emettere la sola fattura corretta oppure una nota di accredito ed una successiva fattura), come per esempio “riemettere la sola fattura corretta”, senza riportare inutili frasi del tipo “Si suggerisce di consultate il sito www.fatturapa.gov.it ove è possibile trovare tutta le istruzioni e le specifiche tecniche per la fattura elettronica alla PA.

A cura di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale

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2 Commenti

  1. rosa dice:

    Chiedo se possibile un consiglio. Mi trovo nella condizione in cui una fattura elettronica rifiutata dalla PA ma senza aver ricevuto la notifica di rifiuto. La stessa PA mi ha assicurato di averla inviata ma anche il SDI dice di non averla ricevuta, per questo motivo non l’ho ricevuta neanche io. Ora, secondo il comune io dovrei rifare la stessa fattura mantenendo numero e data ma non se così facessi lo SDI me la scarterebbe per file doppio! Nello stesso tempo non potrei fare neanche la successiva altrimenti nel mio registro IVA PA ci sarebbe comunque un “doppione”! Mi sapreste aiutare considerando il fatto che il comune mi ha anche detto che per loro è impossibile reinoltrare la notifica di rifiuto? Va considerato inoltre che la fattura in questione è datata 28/12/2016! Grazie

  2. marketingsistemi dice:

    Gentile Utente,
    Le suggerirei di emettere una nota di rettifica interna a totale storno della fattura, da non inviare al SDI ma da registrare in contabilità (registri IVA, etc) e da conservare ai fini civili e fiscali, dopodiché riemettere una nuova fattura chiaramente con diverso numero e data.

    Cordiali saluti
    Umberto Zanini