Il deposito telematico: l’analisi della quarta pec

Uno degli eventi più attesi dal professionista telematico che ha operato un deposito di un atto digitale, è certamente l’arrivo della così detta “quarta pec”, ossia, dell’ultimo messaggio email relativo alla naturale catena di comunicazioni originate dall’invio di una busta digitale.
Quest’oggi cercherò di illustrare quali siano le informazioni fornite da tale comunicazione telematica nonché i principali rischi connessi ad una sua analisi superficiale.
Ricordo ai lettori, per mere finalità di completezza, che il flusso delle comunicazioni de quibus è riassumibile come segue:
1)      il messaggio PEC viene inviato e ricevuto dal gestore di posta elettronica certificata del professionista depositante;
2)      il gestore di PEC del depositante genera ed invia al mittente la RDA (Ricevuta Di Accettazione);
3)      il messaggio di posta elettronica giunge all’indirizzo di posta elettronica ricevente ed al gestore PEC del Ministero della Giustizia (denominato GiustiziaCert) genera ed invia al depositante la RDAC (Ricevuta Di Avvenuta Consegna) che attesta il momento della ricezione, da parte dei server ministeriali, della busta telematica;
4)      il gestore dei servizi telematici del Ministero, poi, provvederà ad effettuare una serie di controlli formali sulla busta telematica, provvedendo poi ad inviare al professionista depositante la così detta “terza pec” contenente l’esito dei controlli formali effettuati;
5)      il personale di cancelleria provvederà poi ad accettare (o rifiutare) il deposito telematico, originando il quarto ed ultimo messaggio pec.
La quarta pec, quindi, costituisce a tutti gli effetti il messaggio finale della procedura di deposito, contenente tutte le informazioni riguardanti l’effettivo destino del nostro invio telematico.
Orbene cerchiamo, con l’aiuto di qualche esempio, di analizzare a fondo la comunicazione oggetto della nostra analisi.

(figura 1)
Nell’immagine che precede (v. fig 1) possiamo osservare un classico caso di “quarta pec” con evidenziati i tre elementi principali della mail, ossia:
1)      il nome del messaggio di posta (sottolineato in rosso)
2)      gli allegati (freccia verde)
3)      il corpo del messaggio (freccia blu)
L’elemento di cui al punto 3) è certamente quello di maggiore immediatezza ed intellegibilità e conterrà la data e l’ora dell’invio del messaggio email da parte dei sistemi informatici del Tribunale.
Il primo elemento, ossia il nome del messaggio di posta, è invece il più forviante.
La dicitura “POSTA CERTIFICATA: ACCETTAZIONE DEPOSITO”, infatti, potrebbe indurre l’incauto professionista a credere correttamente perfezionata la procedura di deposito quando, invece, così non è!
La “quarta pec”, infatti, recherà il nome: “POSTA CERTIFICATA: ACCETTAZIONE DEPOSITO”, sia in caso di corretta accettazione della busta, sia in caso di rifiuto degli atti da parte della cancelleria.
Per avere certezza dell’accettazione effettiva della busta telematica, infatti, dovremo obbligatoriamente aprire l’allegato “postacert.eml” presente nella mail.

(figura 2)
Come visibile in figura n.2 il file “postacert.eml” conterrà l’effettivo esito della nostra procedura di deposito che, nel caso in esame, ha portato ad un rifiuto degli atti da parte del cancelliere in data 24 novembre 2015 (v. fig. 2 freccia rossa); ciò a dispetto del forviante nome della mail che, come detto, avrebbe fatto supporre una accettazione del deposito da parte del Tribunale.
E’ quindi necessario prestare la massima attenzione a questa tipologia di messaggio, ed aver cura di verificare sempre e comunque l’effettivo esito della procedura.
Ulteriori elementi di analisi, però, possono essere forniti dall’allegato presente nel file appena analizzato, ossia, il documento “EsitoAtto.xml” (v. fig. freccia verde).
L’apertura del file de quo, possibile con un normale browser di navigazione internet o anche tramite un lettore di file di testo, è in grado di fornire al professionista molti elementi utili per la completezza del fascicolo.
Molto spesso, infatti, le cancellerie omettono di inviare la così detta “quinta pec”, ossia, un ulteriore messaggio di avviso che, nel caso di deposito di memorie, conterrà – in allegato – la copia del documento depositato, e, nel caso di deposito di atto introduttivo, i dati relativi al numero di ruolo, alla sezione ed al Magistrato designato.
Orbene, come detto, tale quinto messaggio di posta elettronica, non è in realtà obbligatorio e molto spesso capita che le nostre cancellerie omettano di inviarlo.
Vediamo quindi, per esempio, quali dati è in grado di fornirci il file “EsitoAtto.xml” – contenuto nella quarta pec – in caso di deposito di ricorso per decreto ingiuntivo.

(figura 3)
Il file in questione, oltre a riportare nuovamente l’esito del deposito con la specificazione di eventuali errori (nel caso di specie era presente un errore sul certificato di firma, superato però grazie all’intervento manuale del Cancelliere), riporta (v. fig. 3 freccia rossa), il numero di ruolo della procedura.
Senza, quindi, che sia strettamente necessario l’invio della “quinta pec” da parte del personale di cancelleria, il professionista avrà comunque la possibilità di individuare il numero di ruolo tramite l’analisi del file “EsitoAtto.xml”, numero che potrà poi utilizzare – ad esempio – per l’accesso al fascicolo telematico di cancelleria.
 
A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico.