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La digitalizzazione dello studio legale: il client di posta elettronica

La digitalizzazione dello studio legale: il client di posta elettronica

18/05/2015
Digitalizzazione

Sempre nel quadro delle buone prassi da seguire per una corretta digitalizzazione dello studio legale, uno dei software divenuti oramai indispensabili per la nostra attività professionale è certamente il client di posta elettronica.

Per “client di posta elettronica” è da intendersi quella categoria di software che permette la gestione – direttamente sul proprio PC – degli account email di cui siamo titolari, sia di tipo PEO (Posta Elettronica Ordinaria) che di tipo PEC (Posta Elettronica Certificata).

La gestione della posta tramite un apposito software (sul mercato ne esistono molteplici, fra cui: outlook, windows live mail, thunderbid, mail… etc….) consente di godere di una serie di vantaggi:

  1. Avere tutti i propri indirizzi di posta elettronica gestiti tramite un unico programma, senza dover accedere alle singole pagine internet di ciascun provider.
  2. Poter scaricare costantemente la posta elettronica senza necessità di accedere ogni volta ad internet per consultarla. Per ottenere tale risultato basterà impostare il software per il download automatico ogni 2 o 3 minuti e lanciare il programma appena si accende il computer lasciandolo poi aperto in background.
  3. Poter agevolmente salvare i singoli file di email nelle cartelle virtuali delle nostre pratiche. Consiglio a tutti i Colleghi – infatti – di salvare tutte le mail relative ad una procedure (in particolare le PEC) come singoli file da inserire nelle sottocartelle della pratica di riferimento. Di tale procedura ci occuperemo più approfonditamente nei prossimi articoli quando parleremo della conservazione dei messaggi di posta elettronica.
  4. Poter ovviare al problema dello spazio limitato della casella di posta.

Il programma di posta potrà essere impostato in due diverse configurazioni: IMAP oppure POP. Il primo protocollo consente di sincronizzare costantemente la casella di posta con il proprio client, di modo che, se venisse cestinato un messaggio tramite la webmail su internet o tramite il proprio cellulare, il messaggio verrebbe cancellata anche dal programma di posta, lo stesso dicasi per l’avvenuta lettura dei messaggi.

Il protocollo POP, invece, consente di replicare tutti i messaggi di posta presenti nella casella anche sul proprio client e ciò in modo del tutto indipendente. Rimuovendo, ad esempio, una mail dal programma di posta, la stessa non sarà rimossa anche dalla casella presente sul server del provider e viceversa.

Per la gestione della posta elettronica professionale, pur essendo innegabile la comodità e versatilità del protocollo IMAP, consiglio sempre la scelta del protocollo POP poiché, da un lato, consente di avere tutti i messaggi di posta sul proprio computer senza curarsi delle limitazioni determinate dallo spazio concessoci dal provider di posta (basterà periodicamente cancellare i messaggi più vecchi dalla webmail), dall’altro permette di ovviare a possibili crash di sistema o perdite di dati da parte del provider, poiché i messaggi saranno sempre replicati in due posizioni fisiche diverse, ossia, il proprio computer (che sarà auspicabilmente oggetto di frequenti backup) ed il server del provider di posta.

Per la configurazione del client (indipendentemente dal protocollo scelto) basterà affidarsi al sito internet del proprio provider di posta che, nella maggior parte dei casi, mette a disposizione i parametri di configurazione e delle guide passo passo.

A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico

 

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