La procedura di consegna al cliente dei documenti conservati in digitale

La conservazione digitale dei documenti fiscali è una modalità di preservazione dei documenti sempre più adottata da aziende e studi professionali, e quindi può succedere che un cliente di studio decida di interrompere il rapporto professionale con il proprio Commercialista, perché ha scelto di sostituirlo con un altro. In tale contesto, quasi sempre gli accordi contrattuali prevedono una consegna della documentazione conservata, e quindi  diventa centrale definire delle procedure e delle regole che lo studio professionale dovrebbe seguire nella fase di consegna al cliente dei documenti conservati in modalità digitale. Rispetto al passato ove lo studio consegnava scatoloni di documenti cartacei, oggi è tutto più semplice e immediato, ma è necessario definire un processo che dovrebbe essere seguito, e che potremmo riassumere in almeno 5 fasi, e questo sia nel caso in cui la conservazione sia stata eseguita direttamente dallo studio con una propria soluzione, sia nel caso in cui lo studia abbia preferito affidarla a un conservatore esterno.

1- Ultimazione della conservazione digitale di tutti i documenti da consegnare

Prima di consegnare la documentazione al cliente, è necessario ultimare la conservazione dei documenti non ancora conservati. Se quindi per esempio in data 20 gennaio 2022 il cliente comunica allo studio di aver optato per un altro Commercialista, sarà necessario provvedere quanto prima alla conservazione digitale delle fatture elettroniche e delle scritture contabili riferite all’anno 2021, anche se il termine ultimo di conservazione, salvo eventuali proroghe, sarà il 28 febbraio 2023.

2- Produzione dei pacchetti di distribuzione

Ultimata la conservazione digitale di tutta la documentazione, sarà possibile richiedere al sistema di conservazione la generazione dei cosiddetti pacchetti di distribuzione, che consistono in contenitori, in formato per esempio ZIP oppure RAR, contenenti i duplicati informatici dei documenti conservati e da consegnare al cliente di studio. Sarà possibile generare un pacchetto di distribuzione contenente più pacchetti di archiviazione, oppure generare un pacchetto di distribuzione per ciascun pacchetto di archiviazione, rilevando che quest’ultima soluzione è certamente da suggerire, dato che in questo modo il versamento nel nuovo sistema di conservazione sarà più agevole. I singoli pacchetti di distribuzione conterranno l’indice del pacchetto di distribuzione, il quale sarà firmato digitalmente dal responsabile della conservazione (o dal responsabile del servizio di conservazione se il servizio è stato esternalizzato), necessario a dichiarare che i documenti informatici distribuiti sono dei perfetti duplicati informatici rispetto a quelli presenti nel sistema di conservazione.

È utile rammentare che oltre alla documentazione conservata, dovrà essere consegnato al cliente anche il manuale di conservazione, e qualora la conservazione sia stata esternalizzata, il manuale del sistema di conservazione redatto dal conservatore.

Da aggiungere altresì che il sistema di conservazione, al fine di comprovare negli anni la distribuzione dei file conservati, dovrebbe generare e conservare il cosiddetto rapporto di distribuzione, che consiste in un file per esempio in formato XML riportante l’ID, l’hash, etc dei documenti distribuiti e contenuti nei pacchetti di distribuzione.

3- Consegna dei pacchetti di distribuzione

La consegna al cliente dei pacchetti di distribuzione, può avvenire in diverse modalità, come per esempio utilizzando DVD protetti da password, oppure, qualora vi sia l’esigenza di consegnare giga e giga di dati, tramite  l’impiego di hard disk esterni anch’essi protetti da password, in grado di memorizzare diversi terabyte al costo di circa 50 euro.

Al momento della consegna, così come del resto avveniva quando si consegnavano i documenti cartacei, sarà necessario fare sottoscrivere al cliente un verbale di consegna, riportante almeno le seguenti informazioni:

• i dati del cliente;
• i dati della persona incaricata a ritirare la documentazione;
• la tipologia di supporto impiegato (DVD, hard disk esterno, etc);
• l’elenco dei documenti consegnati e gli anni a cui si riferiscono;
• il numero dei pacchetti di distribuzione e se possibile il loro hash;
• la data di consegna e la sottoscrizione della persona incaricata al ritiro;
• la modalità di consegna dell’eventuale password.

È rilevante poi che nel verbale di consegna venga stabilito un termine, per esempio 60 giorni, entro cui il cliente può sollevare eccezioni sulla documentazione consegnata.

4- Scarto dei file consegnati al cliente

Scaduto il suddetto termine (per esempio 60 giorni), lo studio potrà attivare la procedura di scarto della documentazione consegnata, e che consiste nella cancellazione fisica dei file dal sistema di conservazione. Tale attività, qualora lo studio abbia demandato il servizio a un conservatore esterno, viene avviata dal responsabile del servizio di conservazione, il quale chiederà conferma al responsabile della conservazione sui file che devono essere scartati. Dopo che quest’ultimo avrà confermato l’elenco dei file da scartare, viene avviata la procedura di scarto, il che significa che il sistema di conservazione in totale autonomia, nella data e ora stabilita, provvederà a cancellare i file previa produzione di report riportanti gli aspetti salienti dell’attività svolta. Lo scarto dovrà prevedere la cancellazione fisica dei file da tutti i server ove sono memorizzati i file, compresi quindi anche quelli di backup.

5- La cancellazione sicura dei file

Così come avviene in caso di scarto di documenti sanitari, anche per lo scarto dei documenti fiscali dovrebbe essere seguita la cancellazione sicura, e in particolare:

• Utilizzare particolari programmi, quali wiping program o file shredder, che una volta cancellati i file dall’unità disco, provvedono a scrivere ripetutamente nelle aree vuote del disco precedentemente occupate dalle informazioni cancellate, sequenze casuali di cifre “binarie” (zero e uno) in modo da ridurre al minimo le probabilità di recupero di informazioni anche tramite strumenti elettronici di analisi e recupero;
• Demagnetizzazione (degaussing) dei dispositivi di memoria basati su supporti magnetici o magneto-ottici (dischi rigidi, nastri magnetici su bobine aperte o in cassette), in grado di garantire la cancellazione rapida delle informazioni anche su dispositivi non più funzionanti ai quali potrebbero non essere applicabili le procedure di cancellazione software.