La procedura di presa in carico dal cliente dei documenti conservati in digitale

In caso di acquisizione di un nuovo cliente, questo avrà certamente dei documenti conservati in digitale, e quindi lo studio dovrà decidere se fornire o meno un servizio di conservazione del pregresso. La soluzione più semplice è quella in cui lo studio si limita a fornire un servizio di conservazione digitale dei soli documenti prodotti a decorrere dalla data del mandato professionale, demandando la conservazione del pregresso al precedente conservatore (qualora le clausole contrattuali lo prevedano) oppure a un nuovo conservatore. Facendo così  infatti non vi sono particolari attività da svolgere in capo allo studio, mentre la cosa è ben diversa quando lo studio preferisce fornire al nuovo cliente un servizio di conservazione digitale del pregresso, che come vedremo è un’attività tutt’altro che semplice.

Va subito rilevato che qualora il precedente studio abbia consegnato la documentazione su supporti quali DVD oppure hard disk esterni, non è ammissibile per il cliente una conservazione digitale su tali supporti, ed è quindi necessario versare (cioè trasferire) in un nuovo sistema di conservazione i suddetti file. Questo per diverse ragioni, ma soprattutto per il fatto che un sistema di conservazione deve avere adeguati sistemi di storage in grado di garantire alti livelli in termini di sicurezza.

In passato, quando i documenti erano conservati su carta, quasi mai gli studi prendevano in carico i documenti cartacei pregressi del nuovo cliente, a esclusione dei libri sociali obbligatori e delle scritture contabili e dei dichiarativi riferiti all’ultimo anno. Qualora quindi lo studio, per supportare al meglio la clientela intenda fornire un servizio di conservazione digitale del pregresso, servizio che come già detto va valutato con molta attenzione, potremmo riassumere tale processo in 3 fasi, e questo sia nel caso in cui la conservazione venga eseguita direttamente dallo studio con una propria soluzione, sia nel caso in cui lo studio la affidi a un conservatore esterno.

Presa in carico dei pacchetti di distribuzione

Il nuovo cliente si presenterà con un supporto digitale, quale per esempio un DVD oppure un hard disk esterno, ove sono memorizzati i pacchetti di distribuzione contenenti i documenti conservati dal precedente sistema di conservazione. A questo punto sarà necessario stilare un verbale di presa in carico, che può essere redatto partendo dal verbale di consegna  stilato dal precedente studio, e che dovrebbe riportare almeno le seguenti informazioni:

• i dati del nuovo cliente;
• i dati della persona di studio incaricata a ritirare la documentazione;
• la tipologia di supporto impiegato (DVD, hard disk esterno, etc);
• l’elenco dei documenti presi in carico e gli anni a cui si riferiscono;
• il numero dei pacchetti di distribuzione e se possibile il loro hash;
• la data di presa in carico e la sottoscrizione della persona incaricata al ritiro;
• l’avvenuta consegna dell’eventuale password per accedere alla lettura del supporto (es. DVD).

È rilevante poi che nel verbale di presa in carico venga stabilito un termine, per esempio 60 giorni, entro cui lo studio, previa analisi dei file consegnati, decida o meno di procedere alla loro conservazione, casomai dopo averlo valutato con il conservatore a cui affiderà tale compito. È da rilevare infatti che sebbene i sistemi di conservazione siano stati progettati in conformità a precisi standard internazionali, vi sono non pochi aspetti lasciati alla libera discrezionalità dei conservatori, come per esempio il tracciato utilizzato per rappresentare i metadati. Questo impatta non poco sulla interoperabilità tra diversi sistemi di conservazione e sulle attività che dovranno essere svolte per interpretare senza ambiguità i dati e i documenti, ed è quindi necessario valutare l’impegno economico richiesto per effettuare la migrazione prima di decidere se prendere o meno in carico i documenti.

Versamento nel sistema di conservazione

Se quindi lo studio decide di proseguire con la conservazione dei documenti pregressi del nuovo cliente, perché per esempio il conservatore aveva già sviluppato uno specifico modulo che consente di semplificare l’interpretazione dei dati di quella particolare software house, l’attività successiva sarà quella di decidere come versare nel sistema di conservazione i documenti pregressi.

Tale procedura dovrebbe essere eseguita stabilendo che i singoli pacchetti di archiviazione del vecchio sistema di conservazione diventeranno i pacchetti di versamento del nuovo sistema, dopodiché questi diventeranno i pacchetti di archiviazione, perché così facendo l’operazione di migrazione dei file ne sarà certamente agevolata. L’aspetto di criticità risiede spesso nella modalità con cui viene generato il pacchetto di distribuzione:

1. Se per ciascun pacchetto di archiviazione è stato prodotto un pacchetto di distribuzione (rapporto 1:1), il singolo pacchetto di versamento che andremo a generare corrisponderà al pacchetto di distribuzione (rapporto 1:1);
2. Se per più pacchetti di archiviazione è stato prodotto un pacchetto di distribuzione (rapporto n:1), sarà necessario estrarre dal pacchetto di distribuzione i singoli pacchetti di archiviazione, affinché ciascuno di questi diventi un pacchetto di versamento (rapporto 1:1).

La gestione dei pacchetti di archiviazione

Dopo che sono stati versati nel nuovo sistema di conservazione i singoli pacchetti di versamento, che come detto corrisponderanno ai pacchetti di archiviazione del vecchio sistema, nella pratica questi diventeranno i pacchetti di archiviazione del nuovo sistema di conservazione, e quindi saranno un duplicato informatico dei vecchi pacchetti di archiviazione, la cui conformità è stata certificata dall’indice del pacchetto di distribuzione firmato dal responsabile del servizio di conservazione del precedente conservatore, e dal rapporto di versamento firmato dal responsabile del servizio di conservazione del nuovo conservatore. A questo punto è necessario porsi una domanda: ma l’indice del pacchetto di archiviazione deve essere prodotto nuovamente dopodiché dovrà essere sigillato digitalmente e marcato temporalmente? In realtà la conservazione digitale era già stata eseguita dal precedente conservatore, e quindi non vi è tale necessità, tranne il caso in cui il nuovo conservatore, per esigenza per esempio operative, preferisca generare un nuovo indice del pacchetto di archiviazione (secondo la struttura SInCRO), nel qual caso dovrà essere sigillato digitalmente e marcato temporalmente, oltre che indicare nel campo <PreviousHash> l’hash dei file oggetto di conservazione riferiti al precedente indice di conservazione.