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La ricezione della busta telematica: il flusso dei messaggi PEC

La ricezione della busta telematica: il flusso dei messaggi PEC

12/10/2015
Digitalizzazione

Negli articoli pubblicati su questo portale nelle ultime settimane, ci siamo lungamente occupati di analizzare la procedura di redazione ed invio della busta telematica.

Quest’oggi, quindi, proseguiremo con l’analisi del flusso di messaggi PEC che viene generato a seguito dell’invio della busta telematica, flusso che – auspicabilmente – si concluderà con il deposito dell’atto e degli allegati all’interno del fascicolo telematico.

Una volta provveduto ad inviare il messaggio PEC contenente la busta telematica, il nostro gestore di Posta Certificata ci invierà immediatamente la così detta RDA, ossia, ricevuta di accettazione.

Tale messaggio email ci informerà dell’avvenuta corretta ricezione – da parte del nostro provider di posta – del messaggio inviato, nonché dell’inoltro dello stesso al destinatario da noi indicato.

Il secondo messaggio di Posta Elettronica Certificata che ci arriverà a seguito dell’invio, sarà la così detta “RDAC”, ossia, Ricevuta Di Avvenuta Consegna.

Tale ricevuta, che verrà generata ed inoltrata al legale depositante dal “Dominio Giustizia” attesterà – con data certa opponibile ai terzi – l’effettivo momento di ricezione della busta telematica da parte dei server ministeriali.

L’ora ed il giorno riportato in tale ricevuta, saranno a – tutti gli effetti – l’ora ed il giorno di deposito dell’atto, così come previsto dal comma 7 dell’art. 16bis D.L. 179/2012 “Il deposito con modalità telematiche si ha per avvenuto al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del ministero della giustizia. Il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza e si applicano le disposizioni di cui all’articolo 155, quarto e quinto comma, del codice di procedura civile”

La seconda PEC, ossia, la PEC di Consegna del messaggio, rappresenterà il più importante fra i 4 messaggi obbligatori che ogni deposito telematico restituirà, e ciò, non tanto sul piano delle informazioni relativa alla “salute” del nostro deposito, quanto da un punto di vista strettamente probatorio.

A seguito della generazione e dell’invio della RDAC, il gestore dei servizi telematici del Ministero, provvederà a scaricare il nostro messaggio di posta elettronica certificata e ad effettuare una serie di controlli automatici sulla busta telematica.

Tali controlli atterranno, solo per citare alcuni esempi, alle dimensioni della busta, alla corretta indicazione dell’oggetto della mail, al corretto inserimento nel REGINDE del mittente della busta telematica, nonché alla verifica dei formati dei file allegati.

Tale procedura si concluderà con la generazione di una sorta di report nel quale verrà indicato l’esito del controllo e l’eventuale natura degli errori riscontrati.

Qualora il codice esito sia “1” il controllo sarà stato completato con successo, qualora invece il codice sia “-1” (come nell’esempio di cui alla figura 1), il sistema avra riscontrato uno o più errori che espliciterà nel successivo campo “Descrizione esito”.

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(figura 1)

Il fatto che i controlli abbiano evidenziato un errore non significa però che il messaggio verrà automaticamente scartato o che sia necessario fare subito un nuovo deposito.

Nel caso di cui all’esempio, infatti, il messaggio PEC ha avvertito l’utente che il Certificato di firma è scaduto e che saranno necessarie verifiche da parte del Cancelliere, ma non che la nostra busta è stata scartata dal sistema.

Sempre nel caso di cui all’esempio che precede, il Cancelliere potrà comunque forzare il sistema ed accettare la busta nonostante l’errore, lasciando così alla valutazione del Magistrato eventuali valutazioni sulla regolarità degli atti e dei documenti depositati.

Tale operazione di accettazione è perfezionata dall’operatore di Cancelleria, il quale – in orario di ufficio – scompatterà la busta telematica e ne verificherà il contenuto provvedendo, in caso di assenza di errori o anomalie, ad accettare l’atto e gli allegati.

Tale operazione genererà la così detta “quarta pec”, ossia, il messaggio di avvenuta accettazione o – in caso di gravi errori – di scarto, che giungerà automaticamente all’Avvocato depositante.

Il lasso temporale che separa la ricezione delle prime tre PEC dalla quarta, potrà essere anche molto lungo, poiché l’accettazione della busta soggiace comunque ai normali orari e turni del personale di cancelleria.

Il consiglio è di contattare la Cancelleria del Tribunale ove, a fronte della corretta ricezione dei primi tre messaggi di posta elettronica, non arrivi la 4° PEC entro due giorni feriali dal momento dell’invio della busta.

Nonostante che, come sopra sottolineato, l’ora ed il giorno effettivi del deposito siano sempre e comunque quelli della generazione della ricevuta di avvenuta consegna, ossia, del secondo messaggio PEC, questa possibile discrasia temporale fra dette ricevute ha dato origine a molti casi controversi e, di conseguenza, ad interessanti pronunce dei Tribunali di merito.

Certamente, infatti, la previsione normativa di cui al comma 7 dell’art. 16bis D.L. 179/2012 – che fa retroagire la data di deposito al momento della generazione della ricevuta di avvenuta consegna (RDAC) – fa salvo ogni eventuale sforamento del termine di deposito che derivi da ritardi nell’apertura e gestione del messaggio PEC, ma qualora il professionista avesse commesso degli errori nella redazione della busta telematica tali da renderla non elaborabile – e quindi non scompattabile – da parte del personale di Cancelleria?

A mio avviso l’Avvocato sarebbe inevitabilmente costretto ad effettuare un nuovo invio telematico, auspicando che – medio tempore – non sia scaduto definitivamente il termine per il deposito, poiché – in tal caso – non vi sarebbe altra soluzione che richiedere una rimessione in termini.

Nei prossimi articoli, quindi, analizzeremo il lato patologico del deposito telematico, prendendo in esame gli errori più comuni, le pronunce giurisprudenziali nonché le possibili soluzioni pratiche.

 

A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico.

 

 

 

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