Processo Amministrativo Telematico – Il deposito seconda parte – La preparazione degli allegati

Nel precedente articolo di questa serie, consultabile integralmente a questo link, ci siamo occupati della preparazione dei documenti per il deposito telematico di un ricorso al TAR; specificando che i documenti normalmente presenti – per lo meno nel caso di deposito di un ricorso – saranno:

1. l’atto principale
2. la procura alle liti
3. la notificazione
4. le allegazioni probatorie

In questo secondo scritto della serie ci occuperemo della preparazione dei file di cui ai precedenti b), e c).
Predisposto, quindi, il ricorso principale passeremo alla preparazione della procura alle liti.
Per quanto relativo ai formati utilizzabili per l’allegazione dei file diversi dall’atto principale il comma 3 dell’articolo 12 dell’allegato A al DPCM 40/2016, prescrive che gli stessi possano essere depositati esclusivamente nei seguenti formati:
“I documenti allegati e la procura alle liti possono essere depositati esclusivamente nei seguenti formati:

a) PDF ottenuto da trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia parti;

b) testo piano senza formattazione (estensione TXT);

c) Extended Markup Language (estensione xml);

d) Immagini (estensioni: jpg, jpeg, gif, tiff, tif);

e) messaggi di posta (estensioni: eml, msg), purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti;

f) archivio compresso WinZip (estensione zip) o WinRAR (estensione rar), nei formati di cui alle lettere da a) a f) del presente comma.”

Oltre a ciò il comma 5 del medesimo articolo precisa altresì che:
“Il deposito di atti e documenti in formato Immagini e di documenti PDF ottenuti da copia per immagini di originali cartacei è ammesso esclusivamente nel caso in cui i documenti originali siano disponibili solo in versione cartacea”
Stabiliti quali siano i formati ammessi per la trasmissione di file diversi dal ricorso principale, e precisato che per la procura alle liti si consiglia comunque l’utilizzo di file in formato PDF (stante la necessità di sottoscrizione digitale del file stesso con firma PADES-BES), dobbiamo adesso addentrarci nella preparazione della procura ai fini del deposito.
L’art. 8 del D.P.C.M. 40/2016 si occupa di definire tre “macro casi” di rilascio della procura alle liti e della successiva autenticazione:

1. la procura rilasciata sul documento informatico tramite sottoscrizione digitale del cliente;
2. la procura rilasciata dal cliente su supporto cartaceo;
3. la procura cartacea rilasciata per ricorsi collettivi.

Per quanto relativo al caso sub a) l’art. 8 in realtà non si occupa direttamente della fattispecie ma si limita a prescrivere, al primo comma, una condotta di carattere generale: “1. La procura alle liti è autenticata dal difensore, nei casi in cui è il medesimo a provvedervi, mediante apposizione della firma digitale. “. In ogni caso quindi, ed anche nella fattispecie appena richiamata, sarà obbligatorio sottoscrivere digitalmente la procura da parte del Difensore.
Nel caso di cui al primo esempio basterà che la procura sia rilasciata su documento informatico, sia firmata digitalmente dal cliente e poi venga sottoscritta con la propria firma digitale da parte del Difensore.
Il caso sub b), invece, viene trattato specificatamente dal secondo comma dell’art. 8 DPCM 40/2016: “2. Nei casi in cui la procura è conferita su supporto cartaceo, il difensore procede al deposito telematico della copia per immagine su supporto informatico, compiendo l’asseverazione prevista dall’articolo 22, comma 2, del CAD con l’inserimento della relativa dichiarazione nel medesimo o in un distinto documento sottoscritto con firma digitale.”
La procura alle liti, nell’ambito del processo amministrativo telematico, dovrà subire un vero e proprio processo di asseverazione qualora venga rilasciata su supporto cartaceo, processo che – nel PCT – non è invece contemplato in virtù del disposto dell’art. 83 c.p.c. che prevede la mera sottoscrizione digitale senza necessità di una attestazione di conformità vera e propria.
Dopo aver provveduto all’autentica di firma, su supporto cartaceo, del nostro cliente, dovremo passare alla scansione del documento analogico e poi alla redazione dell’attestazione di conformità ex art. 22 comma 2 del Codice dell’Amministrazione Digitale.
Tale asseverazione potrà essere inserita nel file PDF contenente la procura (ciò attraverso l’utilizzo della funzione “compila e firma” presente nel software Acrobat Reader DC) o, in alternativa, su documento informatico separato.
Nel primo caso il file contenente la procura asseverata dovrà essere poi sottoscritto digitalmente, nella seconda ipotesi, invece, ad essere sottoscritta con firma digitale dovrà essere l’attestazione di conformità rilasciata su documento separato che, lo si noti bene, dovrà contenere anche l’impronta c.d. “Hash” del documento scansionato.
Al fine di calcolare l’impronta hash del file si consiglia l’utilizzo dello specifico strumento gratuito presente sul portale “diritto pratico” e reperibile a questo indirizzo: https://apps.dirittopratico.it/impronta.html
Indubbiamente l’inserimento dell’asseverazione all’interno del medesimo file contenente la procura, risulta quanto meno più semplice e sbrigativo rispetto alla redazione di una separata attestazione di conformità, tanto più che il software Acrobat Reader DC dovrà comunque essere utilizzato dal Difensore per la redazione del modulo di deposito atto.
Passando però alla preparazione dell’ulteriore documentazione da allegare, dobbiamo necessariamente occuparci del ricorso notificato.
Qualora fossimo riusciti a notificare il ricorso in proprio via PEC in realtà non si porranno molti problemi in fase di allegazione, poiché il ricorso notificato sarà già un documento nativo digitale in formato testuale e sottoscritto digitalmente.
Qualche problema in più potremmo averlo quando, come nella maggior parte dei casi, il ricorso sarà stato notificato cartaceamente.
Si sottolinea che la maggior parte dei ricorsi dovrà essere notificata, purtroppo, proprio in via cartacea ciò a causa delle limitazioni previste dalla L. 53/1994 che richiede, in virtù anche di uno specifico rimando al D.L. 179/2012, l’utilizzo solo di alcuni dei registri PEC esistenti nel nostro paese e, in particolare, solo il registro PP.AA. per la notifica da effettuarsi nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni. Purtroppo, come abbiamo più volte ribadito su queste pagine, il registro PP.AA. è pressoché vuoto o, comunque, decisamente sotto alimentato. Il numero di casi in cui si potrà ricorrere alla notificazione in proprio via PEC sarà quindi, allo stato, ancora limitato.
Ciò premesso, l’art. 14 comma 5 del DPCM 40/2016 prescrive espressamente che “Qualora la notificazione non sia eseguita con modalità telematiche, la copia informatica degli atti relativi alla notificazione deve essere depositata nel fascicolo informatico secondo quanto previsto dalle specifiche tecniche di cui all’articolo 19. In tale caso l’asseverazione prevista dall’articolo 22, comma 2, del CAD è operata con inserimento della dichiarazione di conformità all’originale nel medesimo o in un documento informatico separato.”
Come per la procura alle liti, di conseguenza, anche in questo caso dovremo redigere un’attestazione di conformità del ricorso notificato, da apporsi o sulla scansione del ricorso originariamente cartaceo – che andrà poi sottoscritto digitalmente –, oppure su foglio separato corredato dall’indicazione dell’impronta “Hash” e sottoscritto con firma digitale.
Nel prossimo articolo della serie ci occuperemo poi degli altri casi di attestazione di conformità e della prima fase di preparazione del modello di deposito.
 
A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico