Conservazione digitale

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Fatture di vendita a cliente estero: quale file conservare?

In caso di vendita a cliente estero, dal 1° gennaio 2022 dovrà essere inviato al sistema di interscambio il file XML riportante le 7X. Ma quale documento dovrà essere conservato? Il file XML trasmesso a SDI oppure la fattura inviata al cliente estero? In questo articolo risponderemo a queste domande approfondendo alcuni aspetti sulla conservazione digitale di questi documenti.

L’art.1, comma 3-bis, decreto legislativo 5 agosto 2015 n.127, così come modificato dall’art.1, comma 1103, legge 30 dicembre 2020 n.178, riporta testualmente che “Con riferimento alle operazioni effettuate a partire dal 1° gennaio 2022, i dati di cui al primo periodo sono trasmessi telematicamente utilizzando il Sistema di interscambio secondo il formato di cui al comma 2. Con riferimento alle medesime operazioni:
a) la trasmissione telematica dei dati relativi alle operazioni svolte nei confronti di soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato è effettuata entro i termini di emissione delle fatture o dei documenti che ne certificano i corrispettivi;
b) la trasmissione telematica dei dati relativi alle operazioni ricevute da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato è effettuata entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello di ricevimento del documento comprovante l’operazione o di effettuazione dell’operazione”.

Con riguardo quindi alle operazioni svolte con soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, si dovrà:

  1. Emettere la fattura al cliente estero, rilevando che tale documento potrà essere spedito su carta oppure trasmesso telematicamente, per esempio in formato PDF tramite email;
  2. Trasmettere al sistema di interscambio (SDI) il suddetto documento in formato XML secondo il  tracciato della fattura elettronica B2B/B2C, valorizzando il campo <Codice Destinatario> con “XXXXXXX”.

Va subito rilevato che il solo documento che può essere definito “fattura”, sia con riguardo agli aspetti fiscali, oltre che civili, penali e finanziari, è quello inviato al cliente estero, mentre il file XML trasmesso a SDI serve unicamente a comunicare all’Agenzia delle Entrate i dati inerenti l’operazione svolta. Quest’ultimo file quindi, anche se viene impropriamente definito “fattura” per il solo fatto che nel campo <TipoDocumento> viene indicato TD01 (fattura), in realtà non è una fattura, e infatti in alcuni casi può anche non essere trasmesso, come nel caso delle esportazioni.

Ma quali dei due file conservare? È ammissibile conservare il solo file XML trasmesso a SDI? È ammissibile conservare il file XML con allegato il file PDF inviato al cliente estero? O forse è più corretto conservare il file PDF con allegato il file XML trasmesso all’Agenzia delle Entrate? Ci sono altre soluzioni percorribili?

Procediamo con ordine.

Va subito rilevato che il file XML trasmesso a SDI, quello per intenderci che riporta le 7X, anche se non è una fattura elettronica, dovrà comunque essere conservato in sola modalità digitale, dato che è un documento rilevante ai fini fiscali, così come dovrà essere conservata in modalità digitale la corrispondente ricevuta di consegna pervenuta da SDI. La conservazione digitale della ricevuta di consegna, potrà poi avvenire all’interno dello stesso pacchetto di archiviazione (PdA) ove è contenuto il file XML con le 7X, oppure in un diverso PdA, nel qual caso sarà necessario adottare soluzioni tecniche che consentano di ricercare la corrispondente ricevuta di consegna.

Con riferimento invece alla conservazione digitale sia della fattura emessa al cliente estero, per esempio in formato PDF, che del file XML con le 7X trasmesso a SDI, vi sono almeno quattro soluzioni, di cui una sola da suggerire:

1) Conservare entrambi i file: il file PDF e il file XML

Nella sostanza, si tratta di conservare in modalità digitale sia la fattura in formato PDF emessa al cliente estero, che il file XML con le 7X trasmesso all’Agenzia delle Entrate. Rilevato che per le fatture estere nella quasi totalità dei casi vengono istituiti dei sezionali dedicati (per esempio cessioni intra-UE e cessioni extra-UE), la conservazione dei due file potrà avvenire anche all’interno del medesimo PdA.

La soluzione di conservare entrambi i file è certamente quella da suggerire, rilevando che da un punto di vista informatico e operativo è anche la più semplice da adottare.

2) Conservare il file XML con allegato il file PDF

In questo caso si tratta di allegare il file PDF della fattura emessa al cliente estero, al file XML con le 7X da trasmettere a SDI, il quale riporterà nel tag <Attachment> la fattura in modalità base64Binary. Anche se è una soluzione adottata da alcuni operatori,  in realtà è una soluzione da evitare, sia perché la fattura PDF viene conservata come allegato e non come “documento informatico” (con tutte le conseguenze del caso, basti pensare per esempio all’assenza dei metadati), sia perché sovente si verificano errori nel decodificare la stringa dei bit.

3) Conservare il file PDF con allegato il file XML

In questo caso si tratta di eseguire una procedura che è esattamente il contrario della precedente, e quindi allegare il file XML con le 7X trasmesso a SDI, al file PDF della fattura emessa al cliente estero. Come nel caso precedente è una soluzione da evitare, sia perché appunto il file XML viene conservato come allegato e non come documento informatico, sia perché sovente si verificano errori nel decodificare la stringa dei bit.

4) Conservare il solo file XML

In questo caso si tratta di conservare il solo file XML con le 7X  inviato a SDI, avendo cura di trasmettere al cliente estero il foglio di stile del suddetto file (per esempio in formato PDF), utilizzando un visualizzatore in grado di produrre una comprensibile rappresentazione della fattura. Per diverse ragioni, anche tale procedura è nella pratica poco impiegata, soprattutto perché le aziende preferiscono continuare con la clientela estera ad adottare il layout grafico da sempre utilizzato.

Concludendo quindi, la soluzione da suggerire è certamente la prima, e che consiste nel conservare in modalità digitale due file: la fattura in formato PDF emessa al cliente estero, e il file XML con le 7X trasmesso all’Agenzia delle Entrate. Da aggiungere infine che qualora la fattura spedita al cliente estero sia cartacea, sarà sempre possibile conservare su carta tale documento, e in digitale il file XML con le 7X trasmesso a SDI.

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