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La notifica in proprio via PEC – prima parte

La notifica in proprio via PEC – prima parte

26/01/2016
Digitalizzazione

Nel corso delle prossime settimane, attraverso un’intuitiva guida passo passo, cercheremo di analizzare le principali caratteristiche delle notificazioni in proprio ex L. 53/1994, nonché di tracciare i principali profili pratici per la corretta elaborazione della mail contenente la notificazione.

La Legge n° 53 del 1994 consente oggi ad ogni Difensore, non solo di provvedere alle notificazioni in proprio – quindi senza ricorrere all’UNEP – via raccomandata, ma anche di farlo utilizzando la propria Posta Elettronica Certificata.

Prerequisiti necessari al fine di poter procedere alla notificazione via PEC sono:

1)      Possedere uno o più kit di firma digitale in corso di validità

2)      Essere titolare di un indirizzo PEC registrato all’interno di uno dei pubblici elenchi idonei alla notificazione

3)      Essere munito di procura alle liti ex art. 83 c.p.c., rilasciata antecedentemente rispetto alla data di notificazione

4)      Aver estratto l’indirizzo PEC del destinatario da un pubblico elenco idoneo alla notificazione via posta elettronica.

Originariamente, poi, la L. 53/1994 prevedeva la previa autorizzazione del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di appartenenza, requisito che oggi permane – in virtù del disposto della prima parte dell’art. 1 L. 53/1994 – per le notificazioni in proprio cartacee, ma che non è più previsto per quelle perfezionate via PEC: “’L’avvocato o il procuratore legale, munito di procura alle liti a norma dell’art. 83 del codice di procedura civile e della autorizzazione del consiglio dell’ordine nel cui albo è iscritto a norma dell’art. 7 della presente legge, può eseguire la notificazione di atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale a mezzo del servizio postale, secondo le modalità previste dalla legge 20 novembre 1982, n. 890, salvo che l’autorità giudiziaria disponga che la notifica sia eseguita personalmente. Quando ricorrono i requisiti di cui al periodo precedente, fatta eccezione per l’autorizzazione del consiglio dell’ordine, la notificazione degli atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale può essere eseguita a mezzo di posta elettronica certificata.”

I prerequisiti di cui ai punti 1 e 2 sono in realtà elementi essenziali e necessari anche al normale deposito di atti telematici.

Qualsiasi Avvocato, quindi, non potrà fare oggi a meno di uno o più kit di firma digitale, nonché di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata che dovrà essere comunicato al proprio Ordine di appartenenza per l’inserimento nel REGINDE e nel registro INIPEC.

Per quanto riguarda la procura alle liti, invece, il rilascio dovrà avvenire antecedentemente al momento dell’invio della mail contenente la notificazione e dovrà essere effettuato in virtù del disposto di cui all’art. 83 c.p.c.

Potrà quindi essere rilasciata sia come documento informatico nativo digitale e, quindi, munita sia di sottoscrizione digitale del cliente che controfirma digitale del Difensore, che cartaceamente con sottoscrizione analogica del cliente e controfirma “di pugno” del Difensore. In quest’ultimo caso il documento così elaborato dovrà poi essere oggetto di digitalizzazione (scansione) e di sottoscrizione digitale dell’Avvocato.

In entrambi i casi, comunque, il documento verrà allegato al messaggio di posta elettronica certificata e si considererà – pur costituendo a tutti gli effetti un documento separato – apposto in calce all’atto cui si riferisce, ciò in virtù del disposto di cui all’art. 18 D.M. 44/2011 “La procura alle liti si considera apposta in calce all’atto cui si riferisce quando è rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l’atto è notificato.”.

Tale norma, quindi, ricalca in tutto e per tutto quanto è già previsto dall’art. 83 c.p.c. per il deposito digitale della procura alle liti all’interno di un fascicolo telematico: “La procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all’atto cui si riferisce, o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia. Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica”.

Ad avviso di chi scrive, quindi, il fatto che la procura sia effettivamente rilasciata su un documento separato che si considera apposto in cale all’atto ma che – in effetti – ne è disgiunto, deve far mutare anche le prassi operative per l’elaborazione ed il rilascio di detta procura.

Consiglio, infatti, di inserire sempre uno specifico riferimento alla procedura per la quale la procura è rilasciata, nonché il luogo e la data in calce alla stessa.

Tali accorgimenti risultavano superflui nel momento in cui si provvedeva ad apporre a margine dell’atto la procura sottoscritta dal cliente, ma si rendono oggi necessari in virtù di questa sorta di “scollamento” fra i due documenti.

Pur non essendo strettamente necessario, almeno nella maggior parte dei casi, allegare la procura alle liti all’interno della PEC di notificazione (per il caso, ad esempio, della notificazione del decreto ingiuntivo, si ricorda la Giurisprudenza del Dott. Consolandi – Tribunale di Milano – sul punto) è in ogni caso consigliabile farlo. Qualora, in particolare, la procura sia stata rilasciata su supporto cartaceo, se ne dovrà attestare la conformità a norma del combinato disposto del 3° comma dell’art. 16 undecies D.L. 179/2012 (per l’analisi del quale si rimanda a questo precedente intervento) e del 4° comma dell’art.18 D.M. 44/2011che stabilisce: “L’avvocato che estrae copia informatica per immagine dell’atto formato su supporto analogico, compie l’asseverazione prevista dall’articolo 22, comma 2, del codice dell’amministrazione digitale, inserendo la dichiarazione di conformità all’originale nella relazione di notificazione, a norma dell’articolo 3-bis, comma 5, della legge 21 gennaio 1994, n. 53”.

Preciso che, al fine di poter correttamente attestare la conformità della procura all’interno della relata di notificazione, l’accezione “atto” contenuta all’interno della norma appena citata, dovrà essere intesa in senso ampio, posto che la procura è – in virtù di quanto stabilito dal primo comma del medesimo articolo – a tutti gli effetti apposta in calce all’atto cui si riferisce e ne è quindi parte integrante.

In ordine, poi, all’ultimo dei prerequisiti necessari al fine di perfezionare correttamente una notificazione via PEC, il 1° comma dell’art. 3bis della L.53/1994 stabilisce che “la notificazione con modalità telematica si esegue a mezzo di posta elettronica certificata all’indirizzo risultante da pubblici elenchi, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici…..”, di fatto – quindi – stabilendo che l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata del destinatario dovrà – ai fini di una piena validità della notificazione – essere censito all’interno di un pubblico registro di indirizzi PEC che, per quanto attiene alle notificazioni in proprio, sono unicamente quelli di cui all’art.16ter D.L. 179/2012, ossia:

1)      Il registro INI PEC – che racchiude gli indirizzi di posta elettronica di professionisti ed imprese;

2)      Il Registro delle Imprese (tenuto dalla Camera di Commercio) – che annovera unicamente gli indirizzi PEC delle imprese;

3)      Il ReGIndE – che raccoglie gli indirizzi PEC dei soggetti abilitati al deposito telematico;

4)      Il Registro PP.AA. – che annovera (o quanto meno dovrebbe annoverare) gli indirizzi di Posta Elettronica Certificata delle Pubbliche Amministrazioni;

La piccola notazione fatta in ordine al Registro PP.AA. è in realtà derivata dalla scarsa alimentazione che è stata data al registro stesso che, ad oggi, risulta talmente scarno da rasentare l’inutilità.

Ultima considerazione deve essere poi dedicata al registro IPA (Indice Pubbliche Amministrazioni) che, pur essendo integralmente alimentato – e quindi sostanzialmente completo –, non è però annoverato all’interno dell’art. 16ter D.L. 179/2012 ed anzi ne è stato espressamente espunto a seguito di specifica modifica normativa; in virtù di ciò, tale registro non è utilizzabile ai fini delle notificazioni in proprio ex L. 53/1994, ma è invece indicato quale registro principale per le notificazioni in ambito di Processo Tributario Telematico.

 

 

A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico.

 

4 Commenti

  1. Silvia Ilariucci dice:

    “Pur non essendo strettamente necessario, almeno nella maggior parte dei casi, allegare la procura alle liti all’interno della PEC di notificazione (per il caso, ad esempio, della notificazione del decreto ingiuntivo, si ricorda la Giurisprudenza del Dott. Consolandi – Tribunale di Milano – sul punto) è in ogni caso consigliabile farlo. Qualora, in particolare, la procura sia stata rilasciata su supporto cartaceo, se ne dovrà attestare la conformità a norma del combinato disposto del 3° comma dell’art. 16 undecies D.L. 179/2012 (per l’analisi del quale si rimanda a questo precedente intervento) e del 4° comma dell’art.18 D.M. 44/2011che stabilisce: “L’avvocato che estrae copia informatica per immagine dell’atto formato su supporto analogico, compie l’asseverazione prevista dall’articolo 22, comma 2, del codice dell’amministrazione digitale, inserendo la dichiarazione di conformità all’originale nella relazione di notificazione, a norma dell’articolo 3-bis, comma 5, della legge 21 gennaio 1994, n. 53”.

    Preciso che, al fine di poter correttamente attestare la conformità della procura all’interno della relata di notificazione, l’accezione “atto” contenuta all’interno della norma appena citata, dovrà essere intesa in senso ampio, posto che la procura è – in virtù di quanto stabilito dal primo comma del medesimo articolo – a tutti gli effetti apposta in calce all’atto cui si riferisce e ne è quindi parte integrante.”

    Dai paragrafi che precedono si deduce che non basti allegare la procura cartacea sottoscritta dal Cliente e dall’Avvocato, scansionata e firmata digitalmente, bensì che vada attestata la conformità della procura nella relata di notifica, in sede di notifica a mezzo PEC.
    Nell’attestare la conformità si dovranno quindi inserire i dati della procura (n. rep. Notaio e data in caso di procura generale) e indicare il nome del file (che avrà estensione .pdf.p7m).

    Non basta quindi allegare la procura (cartacea) firmata digitalmente, ma occorre sempre attestarne la conformità in sede di notifica PEC. E’ corretto?

  2. Redazione di Sistemiamo l'Italia dice:

    Come può agevolmente comprendere dal tenore dell’articolo non vi è ad oggi – purtroppo – una posizione univoca sul punto.
    Parte della dottrina tende ad applicare pedissequamente il disposto di cui all’art. 83 c.p.c. ritenendo che, ove la notificazione dell’atto fosse finalizzata alla successiva costituzione in via telematica, la procura potrebbe essere allegata semplicemente come scansione sottoscritta digitalmente.
    Altra scuola dottrinaria, alla quale sono più vicino, ritiene che non sia direttamente applicabile alla notificazione il disposto dell’art. 83 c.p.c. nella parte relativa al deposito digitale della procura rilasciata su supporto cartaceo ma che, in effetti, debba essere osservato il disposto di cui all’art. 18 DM 44/2011. Pertanto la procura alle liti si considererà apposta in calce all’atto cui si riferisce quando sarà rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata.
    In effetti, in tal caso, non si parla specificatamente di attestazione di conformità e quindi si potrebbe ritenere sufficiente allegare la procura scansionata senza apporre alcuna sottoscrizione digitale e senza redigere alcuna attestazione di conformità ma, onde evitare eccezioni capziose, consiglio sempre un’interpretazione ampia del concetto di “atto” contenuto nell’art. 18 DM 44/2011 onde poter correttamente effettuare l’attestazione di conformità anche della procura alle liti.

    Risposta a cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico.

  3. Angelo Parisi dice:

    Nel caso di notificazione via pec di atto di citazione per chiamata di terzo, che presuppone che la procura sia già stata allegata in sede di costituzione della parte, la procura non dovrebbe comunque essere allegata al messaggio di posta elettronica. È corretta questa opinione?

  4. marketingsistemi dice:

    Non sono a conoscenza di giurisprudenza specifica sul caso della notificazione di atto per chiamata in causa di terzo ma, a mio avviso, può analogicamente essere applicata la pronuncia del Tribunale di Milano (dott. Consolandi) che ha ritenuto non necessaria l’allegazione al messaggio pec della procura alle liti in caso di notifica di ricorso monitorio e decreto ingiuntivo. Da un lato, infatti, la procura è già stata versata in atti ed è quindi già disponibile per il vaglio del Magistrato ma anche per un eventuale accesso documenta (istanza di visibilità) della controparte, dall’altro – in ogni caso – la procura alle liti nell’ambito del PCT deve considerarsi un allegato all’atto cui si riferisce e quindi non un corpus unico con lo stesso, ciò nonostante l’art. 83 cpc la consideri come apposta in calce all’atto a cui si riferisce.