Processo civile telematico

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Processo Civile Telematico – Le attestazioni di conformità: normativa e formulari (prima parte)

A quasi sei anni di distanza dall’entrata in vigore dell’obbligatorietà del deposito telematico nel processo civile, uno degli argomenti che continua a tenere banco nelle discussioni fra Colleghi, è quello delle attestazioni di conformità.

Essendo la casistica ampia, e rappresentando questa un’attività a cui l’Avvocato non era avvezzo prima dell’avvento del Processo Civile Telematico, a tutt’oggi permangono dubbi normativi e tecnici che spesso mettono in difficoltà il professionista al momento della redazione dell’attestazione.

Al fine di fare chiarezza su questo argomento così centrale nell’attività quotidiana dell’Avvocato, cerchiamo di analizzare i principali casi di attestazione di conformità, offrendo – a mero titolo di spunto ed esempio – anche qualche piccola formula di riferimento.

 

Le attestazioni di atti estratti dal fascicolo telematico

Il primo caso di analisi è certamente uno di quelli più frequenti nell’attività ordinaria di studio, ossia, quello relativo all’estrazione di un documento dal fascicolo telematico.

L’art. 16 bis comma 9 bis del D.L. 179/2012 stabilisce che: “Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest’ultimo, presenti nei fascicoli informatici o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere di attestazione di conformità all’originale. Il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale. Il duplicato informatico di un documento informatico deve essere prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine. Le disposizioni di cui al presente comma non si applicano agli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice.”

In base al disposto di detto articolo, quindi, l’Avvocato non potrà attestare la conformità di tutto quel che si trova sul fascicolo telematico di cancelleria ma unicamente di atti processuali di parte (di tutte la parti e non solo propri), degli ausiliari del Giudice (quindi di CTU, Curatori, Commissari, etc…) nonché dei provvedimenti del Giudice stesso (ad esempio sentenze, ordinanze e decreti).

Non potrà invece essere attestata la conformità degli allegati ordinari presenti nel fascicolo telematico, a meno che – ovviamente – non rientrino nelle categorie di atti sopra elencate.

L’attestazione di conformità, nel caso di specie, dovrà essere redatta ex art. 16 undecies D.L. 179/2012 e quindi con tre modalità di base:

  1. Stampa e attestazione di conformità “cartacea” sottoscritta in via autografa da parte del legale.
    In tal caso si provvederà alla stampa del documento da attestare, alla redazione dell’attestazione, alla collazione di tutte le pagine – magari inserendo un timbro di congiunzione o una sigla –  e infine alla sottoscrizione (di seguito un esempio di formula):
    “Io sottoscritto Avv………………attesto, ai sensi e per gli effetti del combinato disposto dell’art. 16-bis comma 9-bis, e art. 16-undecies comma 1 del d.l. 179/2012, convertito dalla l. 221/2012, che la presente copia analogica, composta da ……….. pagine compresa la presente [inserire il numero complessivo delle pagine compresa quella dove si è redatta l’attestazione] del…………….. [descrivere il documento di cui si attesta la conformità, ad esempio “della sentenza n°………. del Tribunale di ………….] è conforme al corrispondente ……………. [inserire “atto”, oppure “provvedimento”] presente nel fascicolo informatico n……… R.G. del Tribunale di…….. dal quale è stata estratta.
    Data e luogo………                                                          Avv……………………..”


  2. Attestazione di conformità “digitale” sottoscritta elettronicamente da parte del legale. In tal caso l’art. 16 undecies del D.L. 179/2012 fornisce due modalità – sempre alternative fra di loro ad eccezione del caso di notifica via PEC – di attestazione di conformità. La prima prevede il download del documento da attestarsi conforme (che sarà normalmente in formato PDF), l’apposizione dell’attestazione direttamente sul documento stesso (il consiglio in questo caso è di utilizzare la funzione “compila e firma” di acrobat reader DC, per aggiungere del testo al PDF scaricato) e infine la firma digitale del professionista (di seguito un esempio di formula):
    “Io sottoscritto Avv………………attesto, ai sensi e per gli effetti del combinato disposto dell’art. 16-bis comma 9-bis, e art. 16-undecies comma 2 del d.l. 179/2012, convertito dalla l. 221/2012, che la presente copia informatica del…………….. [descrivere il documento di cui si attesta la conformità, ad esempio “della sentenza n°………. del Tribunale di ………….] è conforme al corrispondente ……………. [inserire “atto”, oppure “provvedimento”] presente nel fascicolo informatico n……… R.G. del Tribunale di…….. dal quale è stata estratta.
    Data e luogo………                                                          Avv……………………..”


  3. Sempre in caso di attestazione di conformità “digitale” sottoscritta elettronicamente da parte del legale, come detto, l’art. 16 undecies del D.L. 179/2012 fornisce una seconda modalità di attestazione di conformità, ossia, la redazione di un separato documento digitale – che verrà trasmesso unitamente all’atto di attestato conforme – e sottoscritto digitalmente dal professionista. In tal caso basterà redigere – ad esempio su Word o con altro programma di videoscrittura – la propria attestazione di conformità, avendo cura di inserire il nome del file di cui si sta attestando la conformità e la descrizione del documento. Dopodiché basterà trasformare il file contenente l’attestazione in un PDF e sottoscriverlo digitalmente (di seguito un esempio di formula):
    “Io sottoscritto Avv………………attesto, ai sensi e per gli effetti del combinato disposto dell’art. 16-bis comma 9-bis, e art. 16-undecies comma 3 del d.l. 179/2012, convertito dalla l. 221/2012, che il file denominato…………….. [inserire il nome (completo di estensione) del file contenente il documento da attestare],  ……………….. [aggiungere poi una breve descrizione del documento, ad esempio “sentenza n°……. del Tribunale di …………] è conforme al corrispondente ……………. [inserire “atto”, oppure “provvedimento”] presente nel fascicolo informatico n……… R.G. del Tribunale di…….. dal quale è stata estratta.
    Data e luogo………                                                         Avv……………………..”


Nelle prossime settimane proseguiremo l’analisi con le attestazioni di conformità in caso di deposito telematico e di notifica in proprio via PEC.

 

A cura di Luca Sileni – Avv.to iscritto all’ordine di Grosseto referente informatico dell’ODA di Grosseto e Segretario del Centro Studi Processo Telematico

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