Processo civile telematico

Le notificazioni via PEC nell’ambito civile

La notifica degli atti giudiziari, cioè il procedimento con valore legale tramite il quale si porta a conoscenza uno o più destinatari dell’esistenza di un determinato fatto o atto che li riguarda, può avvenire tramite lettera raccomandata o, in alternativa, essere perfezionata utilizzando la PEC. Partendo dall'analisi della normativa di riferimento, esaminiamo i requisiti necessari per procedere alla notifica di un atto via Posta Elettronica Certificata, come impostare il contenuto della mail, quali documenti allegare e i tempi da rispettare per perfezionare correttamente la notifica.

Notifiche telematiche: ambito applicativo

La Legge n° 53 del 1994 consente oggi a ogni Difensore di provvedere in piena autonomia alle notificazioni; tale norma, però, disegna espressamente un ambito ben delimitato di operatività, poiché – all’art. 1 della Legge in oggetto – si specifica chiaramente che dette notificazioni possano essere eseguite solo “in materia civile, amministrativa e stragiudiziale”. Vi è però da sottolineare come, ad esempio per l’ambito tributario, si sia successivamente concessa la possibilità di notificazione in proprio tramite specifiche normative di settore; difatti – come detto – in materia tributaria esiste oggi una normativa speciale che espressamente permette le notificazioni da parte del Difensore e che le disciplina in modo puntuale.

Notifiche a mezzo PEC: requisiti

Le notificazioni relative agli ambiti di cui alla L. 53/1994 potranno, come in passato, essere effettuate tramite lettera raccomandata o, in alternativa, essere perfezionate utilizzando la PEC.

Prerequisiti necessari al fine di poter procedere alla notificazione digitali sono:

  1. Possedere una firma digitale in corso di validità;
  2. Essere titolare di un indirizzo PEC censito nel REGINDE;
  3. Essere munito di procura alle liti ex art. 83 c.p.c.;
  4. Aver estratto l’indirizzo PEC del destinatario da un pubblico elenco idoneo alla notificazione via posta elettronica certificata.

Oltre a ciò, originariamente, la L. 53/1994 prevedeva la necessità di una specifica autorizzazione del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di appartenenza, requisito che oggi permane – in virtù del disposto della prima parte dell’art. 1 L. 53/1994 – unicamente per le notificazioni in proprio cartacee, ma che non è previsto per quelle perfezionate via PEC. Tornando ai prerequisiti sopra elencati, per quanto riguarda quelli di cui ai punti 1 e 2, si tratta in realtà di strumenti essenziali e necessari anche al normale deposito di atti telematici e quindi al quotidiano svolgimento della professione.

Per quanto riguarda la procura alle liti, poi, il rilascio dovrà avvenire antecedentemente al momento dell’invio della mail contenente la notificazione e dovrà essere effettuato in virtù del disposto di cui all’art. 83 c.p.c. Potrà quindi essere rilasciata sia come documento informatico nativo digitale e, di fatto, munita sia di sottoscrizione digitale del cliente e controfirma digitale del Difensore, che in formato cartaceo con sottoscrizione analogica del cliente e controfirma “di pugno” del Difensore. In quest’ultimo caso il documento così elaborato, qualora lo stesso debba essere depositato telematicamente in giudizio, dovrà poi essere oggetto di digitalizzazione (scansione) e di sottoscrizione elettronica dell’Avvocato.

Pur non essendo strettamente necessario, almeno nella maggior parte dei casi, allegare la procura alle liti all’interno della PEC di notificazione (per il caso, ad esempio, della notificazione del decreto ingiuntivo si ricorda la Giurisprudenza del dott. Consolandi – Tribunale di Milano – sul punto) è in ogni caso consigliabile farlo. Qualora, in particolare, la procura sia stata rilasciata su supporto cartaceo dovremo scegliere se attestare o meno la conformità di tale documento all’originale analogico.

Vi è da sottolineare, sul punto, come l’art. 18 D.M. 44/2011 non richieda, come invece prescritto per il deposito telematico, che la procura allegata all’interno della notificazione sia sottoscritta digitalmente dopo la scansione e quindi, in effetti, le prassi operative adottate da molti colleghi sono state, negli ultimi anni, le più varie. In ogni caso non potrà ritenersi invalida una notificazione di atto introduttivo priva dell’attestazione di conformità della procura alle liti all’interno della relata di notificazione, ciò perché la normativa di riferimento non richiede che la stessa sia oggetto di specifica attestazione.

In ordine, poi, all’ultimo dei prerequisiti necessari al fine di perfezionare correttamente la notificazione via PEC, i registri PEC da cui estrarre gli indirizzi per la notifica sono unicamente quelli di cui all’art.16ter D.L. 179/2012, ossia:

  • Il Registro INI PEC, che racchiude gli indirizzi di posta elettronica di professionisti e imprese;
  • Il Registro delle Imprese (tenuto dalla Camera di Commercio);
  • Il ReGIndE, che raccoglie gli indirizzi PEC dei soggetti abilitati al deposito telematico;
  • Il Registro PP.AA., che annovera (o quanto meno dovrebbe annoverare) gli indirizzi di Posta Elettronica Certificata delle Pubbliche Amministrazioni.

La piccola notazione fatta in ordine al Registro PP.AA. è in realtà derivata dalla scarsa alimentazione che è stata data al registro stesso che, ad oggi, risulta ancora molto scarno. Proprio per tale ragione, il legislatore è recentemente intervenuto sull’utilizzabilità del registro IPA (Indice Pubbliche Amministrazioni) che, pur essendo integralmente alimentato e quindi provvisto di tutti gli indirizzi delle nostre Pubbliche Amministrazioni, non era però più annoverato all’interno dell’art. 16ter D.L. 179/2012.

Come detto, con il Decreto Legge 16 luglio 2020 n. 76 in vigore dal 17 luglio 2020, il Governo ha introdotto importanti novità sulle notificazioni agli indirizzi censiti nel registro IPA, in particolare modificando il dettato di cui all’art. 16 del D.L. 179/2012 che oggi prevede come in caso di mancata comunicazione da parte dell’amministrazione pubblica del proprio (o dei propri) indirizzi PEC al registro PP.AA. “le comunicazioni e notificazioni a cura della cancelleria si effettuano ai sensi dei commi 6 e 8 e le notificazioni ad istanza di parte si effettuano ai sensi dell’articolo 16-ter, comma 1-ter”. Tale facoltà di notificazione a indirizzi IPA è stata poi estesa dalle comunicazioni di cancelleria anche alle notifiche in proprio via PEC degli avvocati dal nuovo comma art. 16-ter, comma 1-ter.

Notifica via PEC: contenuto della mail e documenti da allegare

Passando alla predisposizione dei documenti da allegare al messaggio di Posta Elettronica Certificata, andrà innanzitutto precisato che il contenuto “minimo” della mail di notificazione varierà in funzione della tipologia di atto da notificarsi ma, indubbiamente, ogni possibile allegato potrà comunque essere ricompreso all’interno di tre macro categorie documentali:

  1. Relazione di notificazione;
  2. Atto/atti da notificarsi;
  3. Procura alle liti rilasciata dall’assistito.

Posto che, come sopra evidenziato, la procura alle liti potrebbe in molti casi non essere trasmessa tramite il messaggio PEC, bastando che la stessa sia stata conferita in data antecedente a quella della notificazione, concentriamoci invece sugli atti da notificarsi e sulla relata di notifica.

Il professionista notificante potrà provvedere all’inoltro, via Posta Elettronica Certificata, di tre gruppi principali di atti e provvedimenti:

  • a) Atti nativi digitali in originale (es. atto di citazione in opposizione a decreto ingiuntivo, oppure il duplicato informatico di ricorso e decreto ingiuntivo scaricati dal fascicolo telematico);
  • b) Atti e provvedimenti nativi digitali in copia informatica (es. ricorso e decreto ingiuntivo scaricati in copia informatica dal fascicolo telematico);
  • c) Atti e provvedimenti cartacei detenuti in originale o copia conforme.

In funzione della tipologia di atto da notificarsi, quindi, varierà sia il contenuto del messaggio di Posta Elettronica Certificata che l’attestazione di conformità da inserirsi all’interno della relata di notificazione.

Nell’ipotesi a), atto nativo digitale originale o duplicato informatico, in realtà non sarà necessaria alcuna attestazione di conformità, ma basterà far menzione della tipologia di atto notificato all’interno della relata.

Nelle ipotesi b) e c), invece, all’interno della relata di notificazione dovrà essere inserita l’attestazione di conformità degli atti o provvedimenti inviati rispetto agli originali o alle copie dai quali sono stati estratti. Nel primo caso – trattandosi di estrazione dal fascicolo informatico – la conformità sarà attestata ex art. 16bis comma 9bis D.L. 179/2012  ed ex art. 16undecies comma 3 D.L. 179/2012. Nel secondo caso – trattandosi di digitalizzazione (scansione) di originali o copie conformi cartacee – attesteremo la conformità ex art. 3bis comma 2 L.53/1994  ed ex art. 18 comma 4 D.M. 44/2011.

ATTI DA NOTIFICARE VIA PEC ATTESTAZIONE DI CONFORMITÀ
Atti nativi digitali in originale Non necessaria
Atti e provvedimenti nativi digitali in copia informatica Necessaria (ex art. 16bis comma 9bis D.L. 179/2012 ed ex art. 16undecies comma 3 D.L. 179/2012)
Atti e provvedimenti cartacei detenuti in originale o copia conforme Necessaria (ex art. 3bis comma 2 L.53/1994  ed ex art. 18 comma 4 D.M. 44/2011)

Procedendo, quindi, alla preparazione della nostra mail per la notificazione in proprio, dovremo prima provvedere alla preparazione dei documenti da notificare (scansione, nel caso di atti e provvedimenti cartacei, estrazione di copia, nel caso di atti e provvedimenti presenti nel fascicolo informatico, redazione ex novo, nel caso di atti originali del professionista). Una volta predisposti gli allegati da inserire all’interno del messaggio di Posta Elettronica Certificata, dovremo provvedere al reperimento dell’indirizzo PEC del destinatario che, come già sottolineato, dovrà essere censito all’interno di uno dei pubblici registri di cui all’art. 16ter D.L. 179/2012.

→ Esempio Prendiamo il caso della notificazione di una chiamata in causa di terzo (quindi di un atto originale digitale del Difensore) alla quale dovrà essere allegata la copia informatica (scaricata quindi dal fascicolo telematico) del verbale di udienza ove la chiamata in causa è stata autorizzata. Provvederemo, quindi, prima alla redazione dell’atto di chiamata in causa del terzo, tramite un normale elaboratore testi (Word, Open Office, etc…) e poi al salvataggio del documento in formato PDF. Il documento, dopo la redazione e il salvataggio in PDF, dovrà poi essere sottoscritto con firma digitale. Redatto l’atto di chiamata in causa del terzo, provvederemo poi a scaricare dal fascicolo telematico la copia informatica del verbale di udienza che, contrariamente a quanto previsto per l’atto originale predisposto dal Difensore, non dovrà essere firmato digitalmente bastando che – a essere sottoscritta con firma digitale – sia unicamente l’attestazione di conformità contenuta nella relata di notifica.

Ciò fatto dovremo procedere, come detto, al reperimento dell’indirizzo PEC del destinatario. Nel caso di specie poniamo che il terzo chiamato sia una società e quindi un soggetto che, in via obbligatoria, dovrà essere munito di un indirizzo PEC censito nel Registro Imprese e anche nel registro INIPEC.

Conclusa, quindi, la fase di preparazione dei documenti da notificare, e reperito l’indirizzo PEC del destinatario della notificazione, dovremo procedere alla redazione della relazione di notifica e delle attestazioni di conformità.

La relazione dovrà come minimo contenere:

  • Il nome, cognome e il codice fiscale dell’avvocato notificante;
  • Il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale e il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;
  • Il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
  • L’indirizzo di posta elettronica certificata a cui l’atto viene notificato;
  • L’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
  • L’attestazione di conformità;
  • Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo.

Stabilito, quindi, quale sia il contenuto minimo della relazione di notificazione, e ricordando che – per la presente analisi – stiamo prendendo ad esempio il caso della notificazione di una chiamata in causa di terzo (quindi di un atto originale digitale del Difensore) alla quale dovrà essere allegata la copia informatica (scaricata quindi dal fascicolo telematico) del verbale di udienza ove la chiamata in causa è stata autorizzata, non ci resta che predisporre la nostra relata come documento testuale (ad esempio attraverso Word o altro editor di testi), poi salvarla in PDF e infine sottoscriverla digitalmente.

Oltre a tutti i dati sopra richiamati, poi, si ricorda la centralità del ruolo dell’attestazione di conformità, che – nel caso di esempio – riguarderà unicamente il verbale di udienza estratto dal fascicolo telematico.

Notifiche via PEC: come impostare l’email con gli atti da notificare e salvataggio delle ricevute

A questo punto dovremo quindi passare alla creazione del messaggio email che veicolerà gli atti da notificare. A tal fine potremo utilizzare il nostro client di posta elettronica predefinito o, in alternativa, il servizio “webmail” della nostra casella PEC.

Dopo aver creato un nuovo messaggio mail, passeremo a indicare nel campo “destinatario” l’indirizzo del soggetto notificato e reperito su uno dei pubblici registri previsti dalla normativa di riferimento; fatto ciò dovremo poi inserire nel campo “oggetto” la dicitura: “notificazione ai sensi della Legge n. 53 del 1994”, così come previsto dall’art. 3bis comma 4 della L. 53/1994 . Si consiglia di non modificare in alcun modo la dicitura indicata poiché espressamente prevista dalla L. 53/1994.

Dopo aver allegato tutti i documenti, previamente preparati, al nostro messaggio di posta elettronica certificata, potremo infine inserire un messaggio di cortesia all’interno del corpo della mail. Preciso che non è previsto alcun messaggio standard e nessun contenuto minimo da inserire nel corpo della email, potendosi addirittura inviare un messaggio di posta del tutto privo di testo, ma – al fine di rendere più agevole l’opera di apertura e lettura dei documenti allegati al messaggio – consiglio vivamente di inserire un testo contenente le istruzioni base per la verifica e l’apertura dei documenti, quale – ad esempio – quello riportato di seguito:

“Trattasi di notificazione ai sensi della L. 53 del 1994.
In allegato al presente messaggio di Posta Elettronica Certificata sono presenti i documenti oggetto di notificazione e la relata di notifica sottoscritta digitalmente.
I file in formato p7m necessitano di un apposito software per essere aperti e verificati, pertanto – qualora ne siate sprovvisti – si consiglia di utilizzare uno fra i numerosi software gratuiti reperibili sul web quali, ad esempio, quelli presenti ai link indicati di seguito:
https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php
https://postecert.poste.it/verificatore/service?type=0
http://vol.ca.notariato.it/


Cordiali saluti.

Avv…………..”.

Una volta inviata la mail di notificazione, nell’arco di pochi minuti, riceveremo le due ricevute PEC di accettazione e – qualora il messaggio sia stato effettivamente recapitato – di consegna. Detti file dovranno necessariamente essere salvati sul computer del professionista in uno dei due formati ammessi nel processo civile telematico, ossia, .msg (attualmente utilizzato solo da Microsoft Outlook) oppure .eml (utilizzato da tutti gli altri client di posta elettronica).

Attestazione di conformità delle ricevute e dell’atto notificato e tempo delle notificazioni

In relazione alle ricevute digitali di accettazione e consegna della notificazione, è da sottolinearsi come, a norma dell’art. 9 comma 1bis della L. 53 del 1994, esistano dei casi in cui le stesse potranno essere oggetto di stampa e di successiva attestazione di conformità, ciò quando non possa essere data prova telematica dell’avvenuta notificazione, prova telematica che – stante l’odierna generalizzata facoltà di deposito telematico per tutte le procedure esecutive e civili ordinarie dinanzi a Tribunale e Corte d’Appello – potrà in realtà essere sempre fornita, a meno che non ci si trovi dinanzi al Giudice di Pace o, almeno per i prossimi mesi, davanti alla Suprema Corte di Cassazione.

In relazione al “tempo delle notificazioni”, è stata per lungo tempo dibattuta in Giurisprudenza l’effettiva applicabilità del termine di cui all’art. 147 c.p.c. al soggetto notificato, questo ai fini della determinazione del momento di perfezionamento della notificazione stessa.

Ciò, in particolare, ha riguardato anche l’espressa previsione dell’art. 16septies D.L. 179/2012: “La disposizione dell’articolo 147 del codice di procedura civile si applica anche alle notificazioni eseguite con modalità telematiche. Quando è eseguita dopo le ore 21, la notificazione si considera perfezionata alle ore 7 del giorno successivo”. La norma menzionata è stata oggetto di ampio dibattito dottrinario e giurisprudenziale poiché da un lato, come detto, poneva dubbi sul momento di perfezionamento della notificazione per il mittente e per il destinatario, e dall’altro, sull’effettiva opportunità di estendere il disposto di cui all’art. 147 c.p.c. alle notificazioni effettuate con la Posta Elettronica Certificata.

La Corte d’Appello di Milano, proprio in virtù degli elementi appena evidenziati, ha promosso il procedimento di legittimità costituzionale dell’art. 16septies D.L. 179/2012.

Con la pronuncia 75/2019 la Corte Costituzionale è quindi intervenuta all’interno del dibattito stabilendo che: “Il divieto di notifica per via telematica oltre le ore 21 risulta, infatti, introdotto (attraverso il richiamo dell’art. 147 cod. proc. civ.), nella prima parte del censurato art. 16-septies del D.L. n. 179 del 2012, allo scopo di tutelare il destinatario, per salvaguardarne, cioè, il diritto al riposo in una fascia oraria (dalle 21 alle 24) in cui egli sarebbe stato, altrimenti, costretto a continuare a controllare la propria casella di posta elettronica. Ciò appunto giustifica la fictio iuris, contenuta nella seconda parte della norma in esame, per cui il perfezionamento della notifica – effettuabile dal mittente fino alle ore 24 (senza che il sistema telematico possa rifiutarne l’accettazione e la consegna) – è differito, per il destinatario, alle ore 7 del giorno successivo. Ma non anche giustifica la corrispondente limitazione nel tempo degli effetti giuridici della notifica nei riguardi del mittente, al quale – senza che ciò sia funzionale alla tutela del diritto al riposo del destinatario e nonostante che il mezzo tecnologico lo consenta – viene invece impedito di utilizzare appieno il termine utile per approntare la propria difesa: termine che l’art. 155 cod. proc. civ. computa «a giorni» e che, nel caso di impugnazione, scade, appunto, allo spirare della mezzanotte dell’ultimo giorno (in questa prospettiva, Corte di cassazione, sezione terza civile, sentenza 31 agosto 2015, n. 17313; sezione lavoro, ordinanza 30 agosto 2017, n. 20590)”.

Per tali ragioni, quindi, la Corte Costituzionale ha dichiarato “l’illegittimità costituzionale dell’art. 16-septies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179 (Ulteriori misure urgenti per la crescita del paese), convertito, con modificazioni, nella legge 17 dicembre 2012, n. 221, inserito dall’art. 45-bis, comma 2, lettera b), del decreto-legge 24 giugno 2014, n. 90 (Misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l’efficienza degli uffici giudiziari), convertito, con modificazioni, nella legge 11 agosto 2014, n. 114, nella parte in cui prevede che la notifica eseguita con modalità telematiche la cui ricevuta di accettazione è generata dopo le ore 21 ed entro le ore 24 si perfeziona per il notificante alle ore 7 del giorno successivo, anziché al momento di generazione della predetta ricevuta”.

Gli effetti diretti di detta declaratoria di incostituzionalità risiedono non solo nella possibilità di notificare entro le ore 23.59 del giorno di scadenza ma, oltre a ciò, nella conseguente discrepanza fra il tempo di perfezionamento della notifica per mittente e destinatario. Non avendo – infatti – la Consulta dichiarato l’illegittimità anche della prima parte dell’art. 16septies ma solo del secondo periodo, il Difensore dovrà sempre tenere presente che, qualora il termine processuale sia previsto in favore del destinatario della notifica e non del mittente, e la Ricevuta di Avvenuta Consegna sia stata generata fra le ore 21.00 e le ore 23.59, tale termine non decorrerà dalla data di effettiva generazione della ricevuta ma dal giorno successivo.

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