Conservazione digitale

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Nuove linee guida AgID: tre aspetti da non sottovalutare

Con l’introduzione delle nuove linee guida AgID, sono diverse le novità che impatteranno sulle aziende e gli studi professionali, anche nei casi in cui il servizio sia demandato a un conservatore esterno. In particolare, ci sono tre aspetti a cui fare attenzione: obbligo di nominare il responsabile della conservazione, di redigere il manuale di conservazione, e di verificare le attività svolte dai conservatori. In questo articolo andremo a esaminare questi tre aspetti.

Dal prossimo 7 giugno, salvo eventuale proroga dell’ultima ora dovuta all’emergenza sanitaria, si applicheranno le linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Pubblicate lo scorso 9 settembre, andranno a sostituire diverse regole tecniche, tra cui il DPCM 13 novembre 2014 e il DPCM 3 dicembre 2013, e si applicheranno, oltre che alla pubbliche amministrazioni, anche ai privati.

Diverse sono le novità che caratterizzano le nuove linee guida AgID, così come gli impatti su aziende e studi professionali, ma in questa breve analisi mi soffermerò a esaminare tre specifici aspetti: l’obbligo di nominare il responsabile della conservazione, di redigere il manuale di conservazione, e di verificare le attività dei conservatori.

Obbligo di nominare il responsabile della conservazione

Il modello organizzativo introdotto dalle nuove linee guida AgID, prevede l’obbligo in capo all’azienda di nominare il responsabile della conservazione, anche nei casi in cui il processo di conservazione sia stato demandato a un conservatore esterno. In passato, troppo spesso tale ruolo è stato ricoperto dal legale rappresentante, ed è quindi l’occasione per individuare all’interno dell’organizzazione la persona che dovrà assumere tale ruolo.

Anche se non espressamente indicato nelle linee guida AgID, è chiaro che il ruolo di responsabile della conservazione, così come richiesto nel caso venga individuato all’esterno dell’azienda, dovrà essere in possesso di idonee “competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche”, e proprio per questo di certo non potrà continuare ad essere il legale rappresentante.

Da rilevare poi che il responsabile della conservazione dovrà eseguire i propri compiti con “piena responsabilità ed autonomia”, e anche in caso di affidamento del servizio a un conservatore esterno, il responsabile della conservazione rimane comunque sempre responsabile della correttezza del processo di conservazione digitale.

Obbligo di tenere e conservare il manuale di conservazione

Anche se l’azienda ha demandato la conservazione digitale a un conservatore esterno, il responsabile della conservazione deve tenere e conservare in sola modalità digitale il manuale di conservazione, che quindi deve essere redatto e gestito come documento informatico. Le informazioni che deve riportare sono elencate al punto 4.6 delle linee guida, e in caso di esternalizzazione del servizio di conservazione, sarà necessario richiamare il manuale del sistema di conservazione redatto dal conservatore.

Qualora l’azienda non provvede a tenere e conservare il manuale di conservazione, sebbene le linee guida AgID non prevedano specifiche sanzioni, è da evidenziare che in caso di documenti rilevanti ai fini fiscali, a norma dell’art. 2 del DMEF 17 giugno 2014, la conservazione dei suddetti documenti  e scritture contabili deve avvenire nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art.71 del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82, e quindi nel rispetto delle nuove linee guida AgID.

Rilevato che nell’ambito della conservazione digitale di documenti fiscali, proprio per le specifiche informazioni contenute, il manuale di conservazione è un documento centrale nell’attività di controllo dell’amministrazione finanziaria, in caso di mancata conservazione ne potrebbe essere compromessa la stessa attività di verifica. In altri termini, proprio perché vi è un obbligo di conservazione indicato nelle linee guida AgID, a loro volta richiamate dal DMEF 17 giugno 2014, volendo dare un’interpretazione rigorosa dell’art.9, comma 1, D.Lgs. 471/97, il manuale di conservazione potrebbe essere considerato uno dei libri o registri la cui tenuta e conservazione è “imposta da altre disposizioni della legge tributaria”. Sebbene secondo alcuni autori rientrerebbero in tale ambito solo le scritture e i libri inerenti la contabilità e quindi utili nel determinarne i costi e i ricavi, va rilevato che l’assenza del manuale di conservazione comprometterebbe sin dall’inizio la stessa attività di verifica dell’amministrazione finanziaria, dato che non vi sarebbero le necessarie informazioni per eseguire in modo accurato e rigoroso la suddetta attività di controllo. Non si conoscerebbe chi è il responsabile della conservazione, quali documenti sono stati conservati, quali formati sono stati adottati, quali sono le funzionalità del sistema di conservazione, a quale conservatore è stata affidato il servizio, in quali Stati risiedono i server su cui sono memorizzati i dati, etc.  In definitiva quindi, vi sono sufficienti ragioni per ritenere che l’assenza del manuale di conservazione, proprio per la rilevanza che assume tale documento in fase di verifica, possa eventualmente configurarsi come una violazione ex art. 9, comma 1, D.Lgs. 471/97, e quindi punibile con una sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000.

Obbligo di verificare le attività dei conservatori

Nei casi in cui la conservazione digitale sia demandata a un conservatore esterno, e i compiti del responsabile della conservazione affidati al responsabile del servizio di conservazione, rilevato che la responsabilità giuridica sui processi di conservazione rimane sempre a carico del responsabile della conservazione, a quest’ultimo viene richiesto di svolgere “le necessarie attività di verifica e controllo in ossequio alle norme vigenti sul servizi affidati in outsourcing dalle PA”.

In sostanza, anche nei casi in cui il servizio venga esternalizzato, il responsabile della conservazione deve:

  1. verificare e controllare che i compiti elencati al punto 4.5 delle linee guida AgID e delegati al responsabile del servizio di conservazione, vengano svolti in conformità alla normativa vigente e secondo le specifiche del contratto;
  2. elaborare dei report attestanti i controlli svolti e il loro esito;
  3. conservare digitalmente tali report, al fine di comprovare, qualora ve ne sia la necessità, che l’attività di controllo e verifica è stata eseguita in conformità a standard internazionali.

La conservazione digitale dei documenti fiscali è un aspetto estremamente delicato nella vita di un’azienda o di uno studio professionale, perché consente di garantire negli anni l’autenticità e l’integrità dei documenti, e quindi di preservarne il loro valore probatorio per quando potrebbe presentarsi la necessità di un loro utilizzo.

È necessario quindi dedicare particolare attenzione alla scelta del conservatore esterno a cui affidare il servizio di conservazione, all’individuazione del responsabile della conservazione a cui demandare la regia del processo di conservazione, che deve avere competenze informatiche, giuridiche, archivistiche e fiscali, non sempre presenti all’interno dell’organizzazione.

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