Processo Tributario Telematico: obblighi e notifiche degli atti

L’obbligo del processo telematico

L’obbligo riguarda le parti, i consulenti e gli organi tecnici dell’Amministrazione statale così come gli enti pubblici: anche la Guardia di finanza, laddove questa avvalendosi dei poteri che le sono riconosciuti in materia di “misure cautelari amministrative” proceda a richiedere al Presidente della Commissione Tributaria Provinciale l’adozione di un provvedimento cautelare.

Due le eccezioni che confermano la regola del giudizio completamente telematico:

• le controversie instaurate dal contribuente che decide di stare in giudizio personalmente e, pertanto, senza l’assistenza tecnica di un professionista abilitato alla difesa tributaria (si tratta dei casi in cui la lite abbia per oggetto imposte per un importo non superiore a 3.000 euro);
• i casi in cui, per ragioni non dipendenti dalla parte, sia impossibile procedere al deposito telematico e, a causa di tali circostanze, il contribuente richieda e ottenga dai Giudici della Commissione Tributaria un provvedimento autorizzativo al deposito analogico.

A dire il vero, sino all’avvento della pandemia sussisteva una terza eccezione al procedimento telematico, riguardante tutti i giudizi avviati con modalità “analogica”, ossia cartacea, prima del 1° luglio 2019: per queste controversie, infatti, tutti gli adempimenti processuali successivi potevano essere effettuati ancora con notifiche e depositi “cartacei”. Con uno dei decreti-legge varati nel 2020 questa regola è stata modificata, prevedendo che qualsiasi processo tributario di merito, a nulla rilevando la data di insorgenza, dovesse proseguire telematicamente quanto agli adempimenti processuali delle parti: per fare un esempio, per la discussione a giugno 2021 di un appello notificato e depositato con modalità cartacea nel maggio 2019 la parte che intende depositare delle “memorie illustrative” dovrà procedere esclusivamente in via telematica, rispettando pertanto anche la normativa vigente quanto agli standard degli atti telematici.

L’avvento della telematica nel processo tributario, ancora prima di delineare dotazioni di base per le parti e obblighi in termini di adempimenti e standard, determina la ricaduta delle disposizioni del D. Lgs. n. 82/2005, cosiddetto “Codice dell’Amministrazione Digitale” anche conosciuto col suo acronimo CAD, nel rito tributario. Infatti, le disposizioni vigenti in materia di processo tributario telematico hanno mutuato dal CAD una nutrita serie di norme che poi sono state “calate” nei vari adempimenti da porre in essere per le parti.

Pertanto, fanno ormai parte anche del frasario del Legislatore tributario definizioni come “documento informatico”, “copia per immagine su supporto informatico” o “firma elettronica qualificata” e “firma digitale”, e diventano significativi per le parti processuali concetti come l’efficacia probatoria delle ricevute digitali oppure l’ambito delle notificazioni e delle comunicazioni telematiche, e, più in generale, tutte le disposizioni del Codice comunque compatibili con il processo tributario.

La “dotazione di base” e la registrazione al PTT

Per potere assolvere agli obblighi del processo tributario telematico occorre avere le credenziali di accesso: per ottenerle occorre l’apposita registrazione tramite il portale della giustizia tributaria www.giustiziatributaria.gov.it (che sarà poi la “porta di accesso” al Sistema Informativo della Giustizia Tributaria – S.I.Gi.T.).

È bene sottolineare che essere abilitati alla difesa e al patrocinio tributario – come nel caso di avvocati, commercialisti, esperti contabili, consulenti del lavoro, ecc. – non vuole dire acquisire “automaticamente” le credenziali di accesso al sistema. Occorre, invece, l’apposita registrazione alla stregua del possesso di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) e di una firma digitale valida, che richiede:

• il modulo di registrazione debitamente compilato nelle sue parti e firmato digitalmente, previa trasformazione in PDF/A-1a o PDF/A-1b;
• la scansione del documento d’identità in formato PDF firmato con firma digitale;
• la scansione dell’eventuale documento di iscrizione all’ordine in formato PDF firmato con firma digitale.

Una volta acquisite le credenziali si potrà accedere alle funzionalità di deposito e all’area riservata personale dove sono archiviate e rese disponibili tutte le operazioni di deposito effettuate e le comunicazioni ricevute dal PTT: tenendo in debita considerazione il fatto che i servizi del processo tributario telematico risultano operativi per l’intera giornata.

La “dotazione di base” della casella di Posta Elettronica Certificata e della firma digitale valida è di fondamentale importanza. La casella PEC, infatti, è necessaria tanto per le notifiche quanto per la ricezione degli atti processuali da e verso le controparti sia per la ricezione delle comunicazioni che il S.I.Gi.T. effettua ogni qualvolta viene effettuato un deposito di atti o documenti processuali.

Il professionista, poi, è tenuto a utilizzare la casella PEC che ha comunicato all’Ordine o al Collegio di appartenenza ed è dunque impossibilitato a utilizzare una casella PEC ad hoc soltanto per il processo tributario telematico: tanto per essere chiari, l’indirizzo del difensore pubblicato sull’elenco INI-PEC.

Quanto alla “firma digitale” valida, la sua rilevanza è assoluta in quanto qualsiasi atto o documento processuale da notificare alle controparti e da depositare presso il S.I.Gi.T. tramite l’applicativo PTT deve essere obbligatoriamente sottoscritto digitalmente: l’assenza della firma digitale o una firma digitale scaduta, ad esempio, genera un “errore bloccante” che non permette il deposito degli atti e dei documenti processuali e, conseguentemente, il corretto perfezionamento della costituzione in giudizio.

Il Sistema Informativo della Giustizia Tributaria (S.I.Gi.T.)

L’applicativo PTT è una delle funzioni offerte dal Sistema Informativo della Giustizia Tributaria, noto con il suo acronimo S.I.Gi.T., il quale svolge una complessa e rilevante serie di funzioni che permettono il funzionamento della procedura telematica.

L’avvento del processo tributario telematico registra pertanto la presenza e il ruolo di questo nuovo “corpo intermedio” tra i contribuenti, per il mezzo dei loro difensori, e gli organi giurisdizionali: si tratta appunto del Sistema Informativo della Giustizia Tributaria, meglio conosciuto con il suo acronimo S.I.Gi.T., erogato attraverso il Sistema Informativo della Fiscalità (SIF), di cui si avvale quanto alle medesime infrastrutture, regole di governo, di sicurezza e di protezione dei dati personali.

Ma la funzione di questa sorta di “medium” tra il difensore tributario e i Collegi giudicanti non è soltanto quella di “filtrare” gli atti e i documenti processuali. Infatti, la legge prevede che il S.I.Gi.T. assicura ai soggetti abilitati la trasmissione degli atti e dei documenti informatici, la formazione e la consultazione del fascicolo e l’acquisizione delle informazioni riguardanti i giudizi tributari.

Compiti non da poco, visto che con la nuova frontiera del processo tributario telematico viene definitivamente meno il rapporto diretto tra il difensore e le segreterie delle Commissioni Tributarie, che rappresentavano l’ormai superato “sistema di filtraggio” di quanto necessario ad alimentare il fascicolo processuale.

Per garantire professionisti e contribuenti del buon funzionamento, il Sistema attesta la corretta avvenuta ricezione degli atti e dei documenti informatici attraverso l’invio di una ricevuta all’indirizzo PEC del soggetto abilitato.

Una garanzia che, comunque, sarà oggetto di rilascio solo dopo che il Sistema avrà effettuato la seguente nutrita serie di controlli:

• identificabilità dell’autore e integrità di ogni documento informatico ricevuto, attraverso la verifica della firma elettronica qualificata o firma digitale;
• scansione con adeguato sistema antivirus di ogni documento informatico in arrivo;
• rispetto dei formati previsti dalla legge per atti e documenti processuali.

Inoltre, con riferimento agli atti processuali e ai documenti informatici allegati che rispettano gli standard previsti dalla legge, il Sistema garantisce l’identificabilità dell’autore, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità degli atti e dei documenti informatici. Caratteristiche, queste, che invece non possono essere garantite a fronte di atti e documenti informatici non conformi ai requisiti di legge: circostanza, questa, che comunque viene debitamente evidenziata dal Sistema al difensore che ha proceduto al deposito di elementi successivamente “rifiutati”.

Le notifiche degli atti tributari alle controparti

La normativa che disciplina il processo tributario prevede che le notifiche dei ricorsi tributari agli enti impositori debbano essere effettuate a mezzo Posta Elettronica Certificata: è importante sottolineare che l’indicazione dell’indirizzo PEC del difensore ha valore a tutti gli effetti di elezione di domicilio del contribuente/cliente.

Questo obbligo rappresenta una “comodità” per il difensore, che può disporre dell’intera giornata per effettuare la notifica la quale, salvo casi di malfunzionamento dei gestori di posta elettronica certificata, è pressoché fulminea.

A volere essere puntuali, la normativa vigente prevede che il perfezionamento della notifica telematica si realizza al momento in cui viene generata, da parte del gestore PEC del destinatario, la ricevuta di avvenuta consegna (la cosiddetta “RAC”).

Ma attenzione: ai fini della decorrenza dei termini processuali la norma prevede la consueta differenziazione per il mittente e per il destinatario della notifica PEC (ovviamente quando questa sia andata a buon fine).

Pertanto, le notifiche nel processo tributario telematico si intendono eseguite:

• per il mittente, al momento dell’invio del documento al proprio gestore PEC, attestato dalla ricevuta di accettazione (cosiddetta “RdAC”) rilasciata al medesimo gestore del sistema;
• per il destinatario, al momento in cui il documento informatico è reso disponibile dal suo gestore nella casella PEC.

Facciamo un esempio alquanto “estremo”, immaginando la notifica di un ricorso effettuata dal difensore il 29 marzo scorso alle ore 23.59, e in quanto tale attestata dall’orario evidenziato sulla ricevuta di accettazione, tuttavia giunto nella casella dell’ente impositore alle ore 00.01 del 30 marzo, come da ricevuta di avvenuta consegna generata dal gestore del destinatario.

In questo caso, per il contribuente il ricorso si intende notificato in data 29 marzo (RdAC delle 23.59) mentre per l’ente impositore i termini decorreranno dal 30 marzo (RAC delle 00.01), data di avvenuta notifica.

A questo punto è necessario redigere una notifica che agevoli il difensore, anche per quanto riguarda l’archiviazione e il reperimento della documentazione mediante la compiuta indicazione degli elementi essenziali del procedimento avviato nell’oggetto e nel messaggio di PEC. L’indicazione puntuale di questi elementi permette al difensore di ottenere ricevute PEC di accettazione e consegna complete di tutte le informazioni e dei dati riguardanti gli atti oggetto di notifica: non solo, esse permettono all’ente impositore la corretta individuazione dell’atto notificato, come un ricorso, un reclamo o una sentenza, nonché la finalità della notifica dell’atto.

Pertanto, in caso di notifica di un atto introduttivo del giudizio è opportuno inserire nell’oggetto sia l’indicazione recante “Notificazione ex art. 16 bis, comma 3, D. Lgs. n. 546/1992” sia il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale e il codice fiscale della parte, come nell’esempio che segue.

Nel corpo del messaggio è opportuno indicare la tipologia dell’atto oggetto di notifica (es: ricorso, appello, istanza di pubblica udienza, sentenza, ecc.) e l’atto impositivo impugnato ovvero gli estremi della sentenza, oltre alle generalità del difensore e del destinatario (nome e cognome o denominazione e codice fiscale), la PEC di quest’ultimo e l’indicazione della Commissione tributaria alla quale ci si rivolge.

Effettuata la notifica a questo punto per il difensore occorre fornirne prova, in quanto all’atto del deposito del ricorso o dell’appello occorre allegare anche la ricevuta di accettazione (RdAC) sottoscritta con la firma del gestore del mittente e la ricevuta di avvenuta consegna (RAC) sottoscritta con la firma del gestore del destinatario.

È necessario, però, chiedersi cosa bisogna fare nel caso in cui la notifica a mezzo PEC, per cause non dipendenti dalla volontà del difensore, non vada a buon fine. Si tratta di circostanze quali la mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario, ad esempio nelle ipotesi di casella che ha esaurito la sua capienza o inattiva, o la notifica a un soggetto non obbligato a essere possessore di un indirizzo PEC, come nei casi di una chiamata del terzo nel processo.

In casi del genere il difensore dovrà procedere con le modalità tradizionali di notifica “analogica” degli atti processuali, ossia predisponendo l’atto in formato cartaceo, e a sua scelta, con consegna presso l’ufficio dell’ente impositore, a mezzo servizio postale con raccomandata a/r in plico senza busta ovvero a mezzo ufficiale giudiziario.

Di grande importanza è l’obbligo di corredare il ricorso in forma cartacea con una dichiarazione attestante che la notifica è stata effettuata con modalità analogiche, in quanto la precedente notifica con modalità telematica non ha avuto esito positivo per ragioni imputabili esclusivamente al destinatario.

Un esempio potrebbe essere il seguente, da incorporare nel testo del ricorso nella sua parte finale successivamente a quando si attesta il valore della lite:

Altri approfondimenti sul Processo Tributario Telematico

• Processo Tributario Telematico: gli standard degli atti e dei documenti processuali
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